Kassenbuch, TSE, Z-Bon, Kassennachschau: Kasse im Griff

Ein Kassenbuch ist die chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und Barausgaben mit täglich ermitteltem Kassenbestand – ob Sie dazu verpflichtet sind, hängt jedoch davon ab, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln und mit welcher Kasse Sie arbeiten. Bilanzierende Betriebe müssen ein Kassenbuch führen; bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist es nicht zwingend – aber die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO gilt grundsätzlich für jeden Betrieb mit Bargeschäften; nur für bestimmte Bargeschäfte über eine offene Ladenkasse sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Wer eine elektronische Kasse nutzt, unterliegt zusätzlich der TSE-Pflicht. Dieser Beitrag erklärt Schritt für Schritt, wer was führen muss, wie Z-Bon, Kassenbericht und Kassennachschau zusammenhängen und welche Fehler Sie vermeiden.

• Kassenbuch-Pflicht: Bilanzierer ja, EÜR-Betriebe nein – Einzelaufzeichnungen nach § 146 Abs. 1 AO gelten aber grundsätzlich, mit einer Ausnahme für bestimmte Bargeschäfte über die offene Ladenkasse.
• TSE-Pflicht: Keine Pflicht zur elektronischen Kasse, aber wer eine nutzt, braucht seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO.
• Meldepflicht: Elektronische Kassen sind seit dem 1.1.2025 über Mein ELSTER zu melden.
• Z-Bon: Tagesabschluss der Kasse täglich durchführen, die Abschlussdaten lückenlos aufbewahren, Bar- und Kartenumsätze trennen.
• Excel-Frage: Ein reines Excel-Kassenbuch erfüllt die GoBD-Unveränderbarkeit nicht.
• Aufbewahrung: Kassenbuch 10 Jahre, Buchungsbelege wie Z-Bons 8 Jahre (§ 147 AO).

Kassenbuch, Kassenbericht oder TSE-Kasse: Wer muss was führen?

Ob für Sie eine Pflicht zum Kassenbuch besteht, hängt davon ab, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln und mit welcher Kasse Sie arbeiten.

1. Wer bilanziert – also Kaufleute nach § 238 HGB oder Betriebe, die die Umsatz- und Gewinngrenzen der Abgabenordnung für die Buchführungspflicht überschreiten – muss ein Kassenbuch führen. Das Kassenkonto ist Teil der Bilanz und damit fester Bestandteil der Buchführung.
2. Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt (also Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt, ohne Bilanz), ist laut Bundesfinanzhof nicht zum Kassenbuch verpflichtet. Die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO gilt aber grundsätzlich weiter: jeder Bargeschäftsvorfall einzeln, Kasseneinnahmen und Barausgaben täglich festgehalten, dazu eine geordnete Belegsammlung. Die Ausnahme für die offene Ladenkasse folgt weiter unten.
3. Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie mit einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung, die jede Buchung manipulationssicher signiert) betreiben – unabhängig davon, ob EÜR oder Bilanz.

Diese Aufzeichnungspflichten treffen alle Steuerpflichtigen mit Bargeschäften. Die folgende Tabelle ordnet die drei typischen Fälle zu:

Wer braucht eine TSE-Kasse – und was ist dem Finanzamt zu melden?

Die wichtigste Aussage zuerst: Es gibt bis heute keine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu nutzen. Wer aber eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem einsetzt, muss dieses nach § 146a AO (Abgabenordnung) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung – kurz TSE – betreiben.

Eine TSE besteht aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Jeder Vorgang wird mit einer fortlaufenden Transaktionsnummer, einem Zeitstempel und einem Prüfwert signiert. So werden nachträgliche Änderungen an den Daten erkennbar.

Die zeitliche Entwicklung in Kürze: Die TSE-Pflicht gilt seit 2020. Eine Nichtbeanstandung galt bis 30.09.2020, nicht aufrüstbare Altkassen durften bis 31.12.2022 weiterlaufen. Seit Ablauf der Übergangsregelungen müssen die von § 146a AO und der KassenSichV erfassten Kassensysteme grundsätzlich mit einer TSE betrieben werden; TSE-Kassensysteme sind damit der Regelfall.

Hinzu kommt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Für jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg zu erstellen – auf Papier oder elektronisch. Eine Befreiung ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich.

Für die TSE-Kasse gilt außerdem die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO:

1. Die Mitteilung läuft seit dem 1.1.2025 elektronisch über Mein ELSTER (Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“, alternativ per XML-Upload oder direkt aus der Kassensoftware).
2. Systeme, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31.7.2025 gemeldet werden.
3. Seit dem 1.7.2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden.
4. Pro Betriebsstätte erfolgt eine Meldung mit allen dort eingesetzten Systemen.
5. Zu melden sind Name, Steuernummer, Art des Systems, Seriennummer, Anschaffungsdatum und Datum der Außerbetriebnahme. Gemietete und geleaste Systeme zählen ebenfalls.

Ein Ausblick, ausdrücklich als Entwurf gekennzeichnet: Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht veröffentlicht. Geplant ist eine Pflicht zur elektronischen Kasse ab einem Gesamtumsatz über 100.000 Euro, erstmals für Zeiträume nach Ablauf des Jahres 2027. Die papierhafte Belegausgabe soll durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden, vorgesehen ist ein Bußgeld bis zu 25.000 Euro. Wichtig: Das ist noch nicht beschlossen – Stand September 2026.

Tagesablauf mit elektronischer Kasse: Der Z-Bon

Führen Sie den vorgesehenen Tagesabschluss Ihrer Kasse täglich durch und bewahren Sie die dabei erzeugten Tagesabschlussdaten vollständig auf. Dieser Tagesabschluss heißt im Alltag meist Z-Bon, oft auch ohne Bindestrich als Z Bon geschrieben (früher Tagesendsummenbon): Er fasst alle Umsätze des Tages zusammen. Bei TSE-Kassen ist er kein eigenständiges Papierdokument, sondern Teil der elektronischen Aufzeichnung: Jede einzelne Transaktion wird ohnehin mit Zeitpunkt, fortlaufender Transaktionsnummer, Zahlungsart und Prüfwert nach der KassenSichV gespeichert.

Welche Angaben ein Tagesabschluss typischerweise enthält

1. eine fortlaufende, automatisch vergebene Nummer des Abschlusses (Z-Nummer)
2. den Namen des Betriebs
3. Datum und Uhrzeit des Abschlusses
4. die Bruttoumsätze, getrennt nach Steuersätzen
5. Stornierungen und Retouren
6. Entnahmen und Einlagen
7. die Umsätze nach Zahlungsart, also bar und Karte getrennt
8. bei klassischen Registrierkassen den Nullstellungszähler; bei TSE-Kassen stehen stattdessen Transaktionsnummer, Seriennummer und Signaturzähler in den Abschlussdaten

Regeln für die Praxis

• Führen Sie den Tagesabschluss an jedem Geschäftstag durch. Lücken in der Nummernfolge der Abschlüsse sind ein typischer Prüfungsanlass, weil sie auf fehlende Aufzeichnungen hindeuten.
• Kartenumsätze gehören nicht in die Bareinnahmen. Sie werden auf dem Z-Bon getrennt ausgewiesen und nicht als Bargeld gebucht – das sollten Sie bei der Nutzung jeder elektronischen Kasse beachten.
• Achten Sie auf die Kassensturzfähigkeit: Der gezählte Bargeldbestand muss jederzeit zum Soll-Bestand laut Kasse passen.
• Dokumentieren Sie Entnahmen und Einlagen mit einem Eigenbeleg.

Zur Aufbewahrung gehören neben den Z-Bons auch die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und Protokolle über Programmänderungen sowie die Daten der TSE im DSFinV-K-Format, der einheitlichen Exportschnittstelle für Kassendaten.

Praxis-Tipp: Digitalisieren und archivieren Sie den Z-Bon unmittelbar nach dem Abschluss GoBD-konform, denn Thermopapier verblasst mit der Zeit. Der Z-Bon gehört wie jeder andere Beleg zur monatlichen Belegübergabe an den Steuerberater – die digitale Erfassung erspart Ihnen das spätere Suchen unleserlicher Belege.

Kassenbuch führen: Aufbau, Regeln und die Excel-Frage

Ein Kassenbuch hält alle baren Geschäftsvorfälle nachvollziehbar fest. Der Aufbau ist überschaubar – wichtig ist, dass jede Spalte konsequent gefüllt wird:

Die zentralen Regeln aus § 146 AO (Abgabenordnung, das Steuerverfahrensrecht) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form) als Checkliste:

• Bareinnahmen und -ausgaben täglich erfassen.
• Jede Zeile mit Beleg – bei Entnahmen und Einlagen genügt ein Eigenbeleg.
• Keine negativen Kassenbestände – die Kasse kann nie weniger als leer sein.
• Keine nachträglichen Änderungen ohne Kenntlichmachung – Storno statt Überschreiben.
• Jederzeit kassensturzfähig – der gebuchte Bestand muss zum gezählten Bargeld passen.

Zur Excel-Frage: Eine Kassenbuchvorlage in Excel oder ein handschriftliches Formular zum Erfassen ist nicht verboten. Eine reine Excel-Tabelle erfüllt jedoch die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit grundsätzlich nicht, wenn die Datei frei veränderbar ist und keine revisionssichere Änderungsprotokollierung besitzt – Änderungen bleiben dann nicht nachvollziehbar. Sicherer ist ein elektronisches Kassenbuch mit Festschreibung der Einträge, etwa das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online, in dem Ihr Steuerberater die Einträge direkt weiterverarbeitet – oder ein gebundenes Kassenbuch mit durchnummerierten Seiten und Kugelschreiber.

Beim Kassenbuch in der Gastronomie und im Einzelhandel gilt besondere Aufmerksamkeit: Bargeldintensive Betriebe stehen im Fokus der Finanzverwaltung. Hier zählt neben dem Kassenbuch die saubere Trennung von Bar- und Kartenumsätzen sowie die lückenlose Dokumentation von Stornos.

Offene Ladenkasse: Der retrograde Kassenbericht

Nicht jeder Betrieb arbeitet mit einer elektronischen Kasse. Eine offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne technische Hilfsmittel – im einfachsten Fall eine Geldkassette oder eine Schublade, ohne Software und ohne elektronische Aufzeichnung.

Nach § 146 Abs. 1 AO (Abgabenordnung, das Gesetz zu den Buchführungspflichten) müssen grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden. Diese Pflicht zu Einzelaufzeichnungen entfällt aus Gründen der Zumutbarkeit nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung – und ausschließlich dann, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird. Dienstleister, die ihre Kundinnen und Kunden kennen, fallen nicht unter diese Ausnahme und müssen auch bei einer offenen Ladenkasse einzeln aufzeichnen.

Wer die Ausnahme nutzt, ermittelt die Tageseinnahme täglich rückwärts (retrograd) in einem Kassenbericht:

1. Gezählter Kassenendbestand bei Geschäftsschluss
2. abzüglich Kassenanfangsbestand (Endbestand des Vortags)
3. zuzüglich Barausgaben des Tages
4. zuzüglich Privatentnahmen
5. abzüglich Privateinlagen
6. ergibt die Tageseinnahme

Der Kassenbericht weist also nur die Tagessumme rückwärts aus. Das Kassenbuch dagegen erfasst jeden einzelnen Vorgang mit Datum und Betrag.

Praxisregeln für die offene Ladenkasse:

• Bargeld täglich vollständig zählen – Scheine und Münzen (Kassensturz).
• Ein Zählprotokoll ist laut BFH-Rechtsprechung nicht zwingend, aber der einfachste Nachweis, dass tatsächlich gezählt wurde.
• Kassenbericht, Zählprotokoll und die Belege des Tages zusammen ablegen.
• Kassenberichte am selben Tag erstellen, nicht später rekonstruieren.

Ausblick: Nach dem Referentenentwurf zur Kassenpflicht soll die offene Ladenkasse oberhalb einer geplanten Umsatzgrenze künftig entfallen.

Kassennachschau: So läuft der unangekündigte Besuch ab

Ob elektronische Kasse oder offene Ladenkasse – geprüft werden kann beides. Die Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) gibt es seit 2018. Sie erlaubt es Amtsträgern des Finanzamts, ohne Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten Ihre Geschäftsräume zu betreten und zu prüfen, ob Sie Ihre Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß erfassen. Wohnräume dürfen die Prüfer nur mit Ihrer Zustimmung betreten. Eine Kassennachschau ist keine Außenprüfung und braucht deshalb keine Prüfungsanordnung.

Der Ablauf orientiert sich meist an diesen Schritten:

1. Beobachtung: In öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen darf sich der Prüfer zunächst ohne Ausweis umsehen und auch Testkäufe machen.
2. Ausweis: Sobald er Unterlagen verlangt oder nicht öffentliche Räume betritt, weist er sich aus.
3. Kassensturz: Er kann den Bargeldbestand zählen lassen und mit dem Soll laut Kasse bzw. Kassenbuch vergleichen (Kassensturz).
4. Datenzugriff: Bei elektronischen Kassen sieht er die Daten über die digitale Schnittstelle ein oder verlangt einen Export auf Datenträger im Format DSFinV-K (einheitliche Kassenschnittstelle), einschließlich der Daten der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
5. Unterlagen: Kassenbuch oder Kassenberichte, Z-Bons, die Verfahrensdokumentation zur Kasse (schriftliche Beschreibung des Systems) samt Bedienungs- und Programmieranleitung und Protokollen über Programmänderungen.
6. Übergang: Geben die Feststellungen Anlass, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung direkt zur Außenprüfung übergehen; darauf weist er Sie schriftlich hin.

Das sollte griffbereit sein

• Aktuelles Kassenbuch bzw. Kassenberichte der letzten Tage
• Z-Bons lückenlos
• Eigenbelege für Entnahmen und Einlagen
• Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung
• Nachweis der TSE (Zertifikat, Seriennummer) und Bestätigung der ELSTER-Meldung
• Kontaktdaten Ihres Steuerberaters

Ihre Rechte bei der Nachschau

Sie dürfen den Ausweis verlangen und Ihren Steuerberater hinzuziehen – die Nachschau wird deshalb aber nicht verschoben. Ist der Inhaber nicht vor Ort, dürfen Mitarbeiter auf ihn verweisen. Wer seine Belege und die Verfahrensdokumentation ordentlich vorhält, begegnet der Nachschau gelassen.

Die 7 häufigsten Kassenfehler – und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Beanstandungen bei der Kasse entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus Routine. Diese 7 Fehler tauchen besonders häufig auf – mit der jeweiligen Gegenmaßnahme.

1. Kassenfehlbeträge: Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ist physisch unmöglich – aus einer leeren Kasse kann kein Geld herausgehen. Für das Finanzamt ist das ein deutliches Zeichen, dass Einnahmen oder Einlagen fehlen. Prüfen Sie den Bestand täglich beim Kassensturz, damit Kassenfehlbeträge gar nicht erst entstehen.
2. Kartenumsätze als Bareinnahmen gebucht: EC- und Kreditkartenzahlungen sind kein Bargeld und gehören nicht zu den Bareinnahmen. Sie verfälschen sonst den Sollbestand und erzeugen scheinbare Differenzen. Erfassen Sie unbare Zahlungen getrennt.
3. Gerundete oder geschätzte Tageseinnahmen: Glatte Beträge statt gezählter Bestände wirken wie eine Schätzung. Zählen Sie das Bargeld täglich und tragen Sie die tatsächlich ermittelte Summe ein.
4. Nachträgliche Änderungen ohne Spur: Überschriebene Einträge oder ein reines Excel-Kassenbuch verletzen die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Nutzen Sie ein System, das jede Korrektur nachvollziehbar protokolliert; Stornos werden dokumentiert, nicht gelöscht.
5. Lücken bei den Z-Bons: Fehlende oder nicht fortlaufende Z-Nummern sowie undokumentierte Trainings- und Testbuchungen fallen sofort auf. Bewahren Sie alle Z-Bons lückenlos in der richtigen Reihenfolge auf.
6. Privatentnahmen und Privateinlagen ohne Eigenbeleg: Jede Entnahme und Einlage braucht einen Eigenbeleg mit Datum. Werden die Aufzeichnungen erst am Wochenende nachgeschrieben, fehlt die tägliche Zeitnähe – erfassen Sie Ihre Kasse jeden Tag.
7. Fehlende Unterlagen zur Kasse: Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung und Protokolle über Programmänderungen gehören zur Kasse dazu, ebenso die ELSTER-Meldung. Legen Sie diese Unterlagen von Anfang an griffbereit ab – am einfachsten revisionssicher in einem digitalen Belegarchiv.

Formelle Mängel können die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO in Frage stellen. Ist die Buchführung nicht mehr beweiskräftig, darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen – eine solche Hinzuschätzung trifft dann Umsatz- und Ertragsteuern gleichermaßen. Der Steuerberater erkennt die meisten dieser Fehler früh, wenn er Kassenaufzeichnungen, Kassenberichte und Z-Bons jeden Monat vollständig bekommt – so lassen sich Probleme klären, bevor daraus eine Nachzahlung wird.

Häufige Fragen zum Kassenbuch

Muss ich als EÜR-Rechner ein Kassenbuch führen?

Nein. Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt, ist laut Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht zum Kassenbuch verpflichtet. Trotzdem gelten die Einzelaufzeichnungspflicht und die tägliche Erfassung der Bareinnahmen nach § 146 Abs. 1 AO – und mit einer elektronischen Kasse ohnehin die vollständigen Aufzeichnungen.

Ist eine Kassenbuchvorlage in Excel erlaubt?

Zum Vorerfassen ja. Als alleiniges Kassenbuch scheitert Excel jedoch an der GoBD-Unveränderbarkeit (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form). Zulässig ist ein elektronisches Kassenbuch mit Festschreibung oder ein gebundenes Buch.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?

Im Kassenbuch erfassen Sie jeden Vorgang einzeln. Der Kassenbericht ermittelt die Tageseinnahme retrograd (rückwärts, vom gezählten Bestand her) und kommt bei der offenen Ladenkasse zum Einsatz.

Wie lange muss ich Kassenbuch und Z-Bons aufbewahren?

Nach § 147 AO sind Kassenbücher und andere aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren; für Buchungsbelege wie Z-Bons gilt grundsätzlich eine Frist von acht Jahren. Bei Kassenberichten hängt die Einordnung von ihrer Funktion als Aufzeichnung oder als Buchungsbeleg ab. Die Frist läuft jeweils ab dem Ende des Jahres der letzten Eintragung.

Brauche ich eine TSE, wenn ich nur eine Excel-Tabelle oder eine Geldkassette nutze?

Nein. Die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO gilt nur für elektronische Aufzeichnungssysteme. Die offene Ladenkasse ist ohne TSE zulässig, solange Sie den Kassenbericht täglich führen.

Kasse im Griff – Schritt für Schritt

Ob Kassenbuch, Z-Bon oder Kassenbericht: Der Kern ist immer derselbe – täglich zählen, jeden Vorgang belegen, nichts nachträglich überschreiben und alle Unterlagen geordnet aufbewahren. Wer diese Routine einhält, hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten und macht seinem Steuerberater die Arbeit leichter. Genau hier setzt Fibalo an: Ihre Kassenbelege, Z-Bons und Rechnungen werden den Monat über per Foto, E-Mail und angebundenen Systemen gesammelt und einmal im Monat als sauberer, strukturierter DATEV-Export an Ihren Steuerberater übergeben – so bleibt Ihre Kasse dokumentiert, ohne dass Sie am Monatsende nach verblasstem Thermopapier suchen müssen. Belege den ganzen Monat sammeln und einmal im Monat sauber übergeben: vorbereitende Buchhaltung mit Fibalo.