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Vorbereitende Buchhaltung — ohne einen Abend am Küchentisch
Belege sammeln, erfassen, prüfen und an die Steuerkanzlei übergeben: Das ist vorbereitende Buchhaltung. Fibalo erledigt sie nebenbei — den ganzen Monat über, nicht am Monatsende.
Keine Kreditkarte nötig · Daten in Frankfurt · Fibalo ist kein Steuerberater
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Vorbereitende Buchhaltung — oft auch vorbereitende Buchführung genannt — ist alles, was passieren muss, bevor Ihre Steuerkanzlei buchen kann: Belege zusammentragen, die Daten erfassen, Vollständigkeit prüfen, ordnen und übergeben.
Diese Arbeit ist keine Steuerberatung. Sie dürfen sie selbst erledigen — und genau deshalb bezahlen viele Betriebe sie doppelt: einmal mit eigenen Abenden, und noch einmal, wenn die Kanzlei unsortierte Stapel nach Aufwand sortiert.
Die Arbeitsteilung
- Sie (mit Fibalo)
- Belege sammeln · Daten erfassen · Vollständigkeit prüfen · aufbewahren · übergeben
- Ihre Steuerkanzlei
- Buchen · Umsatzsteuervoranmeldung · Abschlüsse · steuerliche Beratung
Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung
Fünf Aufgaben, jeden Monat dieselben. Links, wie sie sich von Hand anfühlen — rechts, was davon übrig bleibt.
Belege sammeln
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Verträge mit Zahlungsbezug — alles, was die Kanzlei zum Buchen braucht.
Mit Fibalo
Jede Firma bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Lieferanten schreiben direkt dorthin, Papier fotografieren Sie mit dem Handy.
Belege digitalisieren und erfassen
Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Netto, Steuersatz, Brutto — jede Position einzeln abtippen oder abgleichen. E-Rechnungen bringen die Werte zwar als XML mit, müssen aber trotzdem verarbeitet werden.
Mit Fibalo
Die Werte werden automatisch ausgelesen, E-Rechnungen direkt als Daten übernommen. Was nicht sicher erkannt wird, bleibt leer und landet in der Prüfliste — geraten wird nichts.
Belege prüfen
Sind die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig — Aussteller, Steuernummer, Datum, Betrag? Fehlt ein Beleg zur Kontoabbuchung? Ist die Rechnung doppelt?
Mit Fibalo
Alle Belege liegen in einer Liste mit klarem Status. Was unvollständig ist, sehen Sie vor der Übergabe — nicht danach.
Ordnen und aufbewahren
Chronologisch ablegen, nichts verlieren, jederzeit wiederfinden — auch Jahre später bei einer Prüfung.
Mit Fibalo
Jeder Beleg wird im Original unverändert aufbewahrt, jede Änderung an erkannten Werten protokolliert.
An die Kanzlei übergeben
Am Monatsende alles zusammensuchen, in einen Umschlag oder eine ZIP-Datei packen und hoffen, dass nichts fehlt.
Mit Fibalo
Ein DATEV-Export mit Buchungsstapel und Stammdaten, ein Klick. Ihre Kanzlei bekommt Daten statt Papier.
Die Grenze
Vorbereitung ja. Steuerberatung nein.
Belege sammeln, erfassen und ordnen darf jeder Betrieb selbst erledigen oder an Software abgeben. Steuerlich würdigen, buchen und beraten darf nur, wer dazu befugt ist — Ihre Steuerkanzlei.
Fibalo bleibt bewusst auf der Vorbereitungsseite dieser Grenze. Es ersetzt keine Kanzlei, es macht sie schneller.
Steuerberater rechnen nach Aufwand ab. Ein Karton loser Belege ist Aufwand. Ein sauberer monatlicher Export ist keiner — und genau das merken Sie auf der Rechnung der Kanzlei.
Vorbereitende Buchhaltung für DATEV
Am Ende der Vorbereitung steht die Übergabe — und die meisten Kanzleien in Deutschland erwarten sie im DATEV-Format. Fibalo erzeugt Buchungsstapel und Stammdaten als DATEV-Export und lädt Belegbilder auf Wunsch direkt zu DATEV Unternehmen online hoch.
Wie der Export im Detail aufgebaut ist, steht auf der Seite zum DATEV-Export. Und wenn bei Ihnen zunehmend E-Rechnungen eingehen: Fibalo empfängt und liest E-Rechnungen im selben Ablauf. Neuerdings geht auch das Nachschlagen ohne App: der KI-Assistent in ChatGPT und Claude beantwortet Fragen zu Belegen und Transaktionen direkt im Chat. Sie schwanken noch zwischen Suite, Kanzlei-Portal und Übergabe-Werkzeug? Der Vergleich nach Aufgaben sortiert die Kategorien.
Ein Nebeneffekt der sauberen Vorbereitung: Ihre Zahlen liegen schon da. Fibalo erzeugt aus denselben Daten die BWA und den UStVA-Entwurf — die Kanzlei bekommt keine Kiste Papier, sondern fertige Summen, und wer (noch) ohne Steuerberater arbeitet, sieht seine Zahlen selbst.
Die monatliche Übergabe
- Buchungsstapel mit allen erfassten Belegen
- Stammdaten der Lieferanten und Kunden
- Belegbilder für DATEV Unternehmen online
- Originale bleiben im GoBD-Archiv bei Ihnen
Aus dem Ratgeber
- Belege an den Steuerberater übergeben: Ablauf und Checkliste — die monatliche Übergabe Schritt für Schritt — mit Fristen und einer Checkliste zum Abhaken.
- Kleinunternehmerregelung 2026: die neuen Grenzen — 25.000 € und 100.000 € — was seit 2026 gilt und was das für Ihre Belege bedeutet.
Häufige Fragen zur vorbereitenden Buchhaltung
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Alles, was vor dem eigentlichen Buchen passiert: Belege sammeln, digitalisieren, auf Vollständigkeit prüfen, ordnen und der Steuerkanzlei übergeben. Das Buchen selbst, die Abschlüsse und die Beratung bleiben Sache der Kanzlei.
Heißt es vorbereitende Buchhaltung oder vorbereitende Buchführung?
Beides meint dasselbe. „Buchführung" ist der Begriff aus dem Handelsrecht, „Buchhaltung" der aus dem Alltag. In Stellenanzeigen und Kanzleischreiben tauchen beide Schreibweisen auf.
Was gehört nicht zur vorbereitenden Buchhaltung?
Jahresabschluss, Abschlussbuchungen, Umsatzsteuervoranmeldung, Gewinnermittlung und die Einrichtung des Kontenplans. Diese Arbeiten sind nach dem Steuerberatungsgesetz der Kanzlei oder entsprechend qualifizierten Personen vorbehalten.
Darf ich die vorbereitende Buchhaltung selbst machen?
Ja. Belege sammeln, erfassen und ordnen darf jeder Unternehmer selbst — dafür braucht es keinen Steuerberater. Erst Buchen mit steuerlicher Würdigung, Abschlüsse und Beratung sind der Kanzlei vorbehalten.
Was versteht man unter Vorkontierung?
Die vorläufige Zuordnung eines Belegs zu einem Buchungskonto im Kontenrahmen der Kanzlei (SKR03 oder SKR04) — als Vorschlag, den der Steuerberater final prüft. Fibalo bereitet diese Zuordnung im Export vor.
Ersetzt Fibalo meinen Steuerberater?
Nein, und das soll es auch nicht. Fibalo übernimmt die Vorbereitung — Ihre Kanzlei bucht, berät und erstellt die Abschlüsse. Sie zahlt nur niemand mehr fürs Sortieren.
Funktioniert das mit DATEV?
Ja. Fibalo übergibt Buchungsstapel und Stammdaten im DATEV-Format, Belegbilder gehen auf Wunsch direkt an DATEV Unternehmen online. Die meisten Kanzleien in Deutschland arbeiten genau damit.
Die nächste Übergabe an die Kanzlei kommt bestimmt.
Fangen Sie heute an zu sammeln — dann ist sie die erste, für die Sie nichts sortieren müssen.
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