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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Für die Nutzung von Fibalo, einem Dienst der EasyWeek GmbH. Stand: 18. September 2026.

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

  1. (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung von Fibalo zwischen der EasyWeek GmbH, Hördtweg 65, 40470 Düsseldorf, Amtsgericht Düsseldorf HRB 80278 (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kunden. Sie gelten für den Webzugang unter platform.fibalo.de, die Fibalo App für iOS und Android, den E-Mail-Belegeingang und die Schnittstelle für KI-Assistenten unter mcp.fibalo.de.
  2. (2) Fibalo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertrag mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB wird nicht geschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
  3. (3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Das gilt auch, wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringt.

§ 2 Leistungen von Fibalo

  1. (1) Fibalo ist eine als Software as a Service bereitgestellte Anwendung für die vorbereitende Buchhaltung. Je nach Tarif umfasst sie die Entgegennahme von Belegen per E-Mail, Upload und Foto, die automatisierte Auslesung der Belegdaten, den Abgleich mit importierten Kontoumsätzen, die Verwaltung von Kreditoren und Debitoren, das Erstellen und Versenden von Rechnungen einschließlich E-Rechnung, den Export im DATEV-Format sowie die Aufbewahrung der Originaldokumente.
  2. (2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der Leistungsbeschreibung unter fibalo.de/preise in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung.
  3. (3) Der Anbieter entwickelt Fibalo laufend weiter. Er darf Funktionen ändern, erweitern oder ersetzen, soweit der vertragsgemäße Gebrauch dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.
  4. (4) Fibalo ist kein Steuerberater. Der Anbieter erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Die steuerliche und rechtliche Würdigung der Geschäftsvorfälle, die Buchführung und die Abgabe von Steuererklärungen bleiben Sache des Kunden und seines Steuerberaters.

§ 3 Vertragsschluss, Konto und Testphase

  1. (1) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde die Registrierung abschließt und der Anbieter das Konto freischaltet. Die Darstellung von Fibalo auf der Website ist kein bindendes Angebot.
  2. (2) Der Kunde macht bei der Registrierung und im Konto wahrheitsgemäße und vollständige Angaben und hält sie aktuell. Das gilt insbesondere für Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsadresse.
  3. (3) Soweit der Anbieter eine kostenlose Testphase anbietet, ergeben sich deren Dauer und Umfang aus den Angaben unter fibalo.de/preise zum Zeitpunkt der Registrierung. Eine Zahlungsmethode ist für die Testphase nicht erforderlich. Die Testphase endet automatisch und geht nicht in einen kostenpflichtigen Tarif über, solange der Kunde keinen Tarif bestellt.
  4. (4) Einen kostenpflichtigen Tarif bestellt der Kunde im Konto. Vor Abgabe der Bestellung werden Tarif, Abrechnungszeitraum und Preis angezeigt. Mit dem Abschluss der Bestellung gibt der Kunde eine verbindliche Erklärung ab; der Vertrag über den Tarif kommt mit der Bestätigung durch den Anbieter zustande.
  5. (5) Der kostenlose Tarif Fibalo Free steht im jeweils unter fibalo.de/preise beschriebenen Umfang zur Verfügung. Der Anbieter kann Fibalo Free mit einer Frist von drei Monaten ändern oder einstellen.

§ 4 Tarife, Belegkontingent und Zusatzpakete

  1. (1) Die kostenpflichtigen Tarife unterscheiden sich im monatlichen Belegkontingent und in der Zahl der Unternehmen und Benutzer. Maßgeblich sind die Angaben unter fibalo.de/preise bei Vertragsschluss oder bei der letzten Tarifänderung.
  2. (2) Als Beleg zählt jedes Dokument, das in die Erkennung übernommen wird. Ein Beleg umfasst bis zu zehn Seiten; längere Dokumente zählen je angefangene zehn Seiten als ein weiterer Beleg. Nicht gezählt werden als Spam oder Nicht-Beleg abgewiesene Eingänge, Duplikate, wiederholte Verarbeitungen desselben Dokuments und Verarbeitungen, die aus einem vom Anbieter zu vertretenden Grund fehlschlagen. Das Kontingent gilt je Konto und Kalendermonat; nicht genutzte Belege verfallen am Monatsende.
  3. (3) Ist das Kontingent ausgeschöpft, nimmt Fibalo weitere Belege an und speichert sie; die Erkennung dieser Belege ruht, bis der Kunde in einen höheren Tarif wechselt oder ein Zusatzpaket erwirbt; danach werden die wartenden Belege automatisch verarbeitet. Eine Verarbeitung über das Kontingent hinaus gegen zusätzliches Entgelt findet ohne ausdrückliche Bestellung des Kunden nicht statt.
  4. (4) Zusatzpakete sind einmalige Bestellungen. Sie erhöhen das Kontingent des laufenden Kalendermonats und verfallen an dessen Ende.
  5. (5) Der Kunde kann im Konto die automatische Aufladung aktivieren. In diesem Fall erwirbt Fibalo bei Unterschreiten der vom Kunden festgelegten Schwelle ein Zusatzpaket über die hinterlegte Zahlungsmethode, höchstens bis zu der im Konto eingestellten Zahl von Käufen je Monat. Über jeden Kauf wird der Kunde per E-Mail informiert. Die automatische Aufladung kann jederzeit im Konto abgeschaltet werden.
  6. (6) Ein Tarifwechsel ist jederzeit im Konto möglich.

§ 5 Preise und Zahlung

  1. (1) Alle Preise sind Nettopreise in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Es gelten die bei der Bestellung angezeigten Preise.
  2. (2) Das Entgelt ist für den gewählten Abrechnungszeitraum, monatlich oder jährlich, im Voraus fällig. Zusatzpakete sind mit der Bestellung fällig.
  3. (3) Die Zahlung erfolgt über die im Bestellvorgang angebotenen Zahlungsmethoden. Der Anbieter bedient sich zur Abwicklung eines Zahlungsdienstleisters. Der Kunde ermächtigt den Anbieter, fällige Entgelte über die hinterlegte Zahlungsmethode einzuziehen.
  4. (4) Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt, im Konto oder per E-Mail. Der Kunde ist mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden.
  5. (5) Schlägt ein Einzug fehl oder gerät der Kunde auf andere Weise in Zahlungsverzug, kann der Anbieter nach einer Mahnung in Textform mit angemessener Frist den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen sperren, bis die offenen Beträge ausgeglichen sind. Bereits gespeicherte Belege bleiben während der Sperre erhalten. Die Pflicht zur Zahlung des Entgelts und die gesetzlichen Verzugsfolgen bleiben unberührt.
  6. (6) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

  1. (1) Der Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif läuft für den gewählten Abrechnungszeitraum und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht gekündigt wird.
  2. (2) Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen: bei monatlicher Zahlung zum Ende des bezahlten Monats, bei jährlicher Zahlung zum Ende des bezahlten Jahres. Die Kündigung erfolgt im Konto oder in Textform an info@fibalo.de. Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bleibt der Tarif nutzbar; eine anteilige Erstattung findet nicht statt.
  3. (3) Der Anbieter kann einen kostenpflichtigen Tarif mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
  4. (4) Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit Entgelten für zwei Abrechnungszeiträume in Verzug ist, wenn er schwerwiegend oder wiederholt gegen § 7 verstößt oder wenn er als Verbraucher handelt.
  5. (5) Der Kunde kann sein Konto jederzeit selbst löschen, in der App unter Einstellungen und im Webzugang unter Verwaltung. Ein laufender Tarif endet in diesem Fall zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums.

§ 7 Pflichten des Kunden

  1. (1) Der Kunde schützt seine Zugangsmittel vor dem Zugriff Dritter und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet. Handlungen, die über sein Konto vorgenommen werden, werden ihm zugerechnet, soweit er sie zu vertreten hat.
  2. (2) Der Kunde entscheidet, wem er Zugriff auf ein Unternehmen gibt, und wählt die Rolle. Er steht dafür ein, dass die von ihm eingeladenen Personen diese AGB beachten, und entzieht den Zugriff, wenn er nicht mehr benötigt wird.
  3. (3) Der Kunde lädt nur Inhalte hoch, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist, und nutzt Fibalo nicht für rechtswidrige Zwecke. Untersagt sind insbesondere das Einbringen von Schadsoftware, das Umgehen technischer Schutzmaßnahmen, automatisierte Zugriffe außerhalb der bereitgestellten Schnittstellen und eine Nutzung, die den Betrieb für andere Kunden beeinträchtigt.
  4. (4) Der Kunde prüft die von Fibalo ausgelesenen Daten, bevor er einen Beleg bestätigt, exportiert oder an seinen Steuerberater übergibt. Er prüft von ihm erstellte Rechnungen vor dem Versand auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Pflichtangaben.
  5. (5) Der Kunde bleibt für die Erfüllung seiner handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten verantwortlich, einschließlich der dafür erforderlichen Verfahrensdokumentation. Fibalo unterstützt ihn dabei, nimmt ihm diese Pflichten aber nicht ab.

§ 8 Automatisierte Auslesung durch KI

  1. (1) Fibalo liest Belegdaten mit einem KI-System aus, unter anderem Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag. Ein Beleg wird erst gebucht oder exportiert, nachdem eine Person ihn bestätigt hat. Erkennt das System ein Feld nicht, bleibt es leer.
  2. (2) Automatisierte Auslesung arbeitet nicht fehlerfrei. Der Anbieter schuldet eine Auslesung nach dem Stand der Technik, nicht die inhaltliche Richtigkeit jedes einzelnen Vorschlags. Mit der Bestätigung übernimmt der Kunde die Daten als seine eigenen.
  3. (3) Entsprechendes gilt für Vorschläge zur Kontierung, zur Zuordnung von Kontoumsätzen zu Belegen und für die Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.

§ 9 Verbindung mit KI-Assistenten

  1. (1) Der Kunde kann sein Fibalo-Konto mit einem KI-Assistenten eines Drittanbieters verbinden, zum Beispiel Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI. Die Verbindung kommt nur zustande, wenn der Kunde sie nach Anmeldung ausdrücklich freigibt.
  2. (2) Jede Anfrage des Assistenten läuft mit den Rechten der Person, die die Verbindung freigegeben hat. Handlungen, die über einen verbundenen Assistenten vorgenommen werden, gelten als Handlungen des Kunden; Fibalo wendet dabei dieselben Regeln, Prüfungen und Benachrichtigungen an wie in der eigenen Oberfläche.
  3. (3) Die Ergebnisse einer Anfrage werden an den Anbieter des Assistenten übermittelt und dort nach dessen Bedingungen verarbeitet. Für den Assistenten, seine Antworten und die Datenverarbeitung beim Drittanbieter ist der Anbieter von Fibalo nicht verantwortlich. Der Kunde prüft Angaben des Assistenten, bevor er sich auf sie verlässt.
  4. (4) Der Kunde sieht und beendet jede Verbindung im Webzugang unter Konto. Nach dem Beenden erhält der Assistent ab seiner nächsten Anfrage keinen Zugriff mehr.

§ 10 Verfügbarkeit, Wartung und Support

  1. (1) Der Anbieter stellt Fibalo mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns bereit und bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich in Textform vereinbart wurde.
  2. (2) Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Nicht vom Anbieter zu vertreten sind Störungen, die auf höherer Gewalt, auf Ausfällen des Internets oder auf Störungen bei Dritten beruhen, auf die der Anbieter keinen Einfluss hat.
  3. (3) Support leistet der Anbieter über das Hilfe-Center unter support.fibalo.de und per E-Mail an info@fibalo.de.

§ 11 Daten des Kunden, Export und Löschung

  1. (1) Die vom Kunden eingebrachten Belege und Daten bleiben seine Daten. Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, sie zu speichern, zu vervielfältigen und zu verarbeiten, soweit das zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist.
  2. (2) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit über die in Fibalo bereitgestellten Exportfunktionen abrufen. Er ist dafür verantwortlich, vor dem Ende des Vertrags oder vor dem Löschen des Kontos die Daten zu exportieren, die er weiter benötigt.
  3. (3) Nach dem Löschen des Kontos schließt der Anbieter den Zugang und entfernt die personenbezogenen Daten des Kontos. Belege und die daraus ausgelesenen Daten bleiben für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und werden danach gelöscht. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung unter fibalo.de/datenschutz.
  4. (4) Der Kunde hält für ihn wesentliche Unterlagen auch außerhalb von Fibalo verfügbar, soweit das nach den Umständen zumutbar ist.

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

  1. (1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutzerklärung unter fibalo.de/datenschutz.
  2. (2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, insbesondere solche, die in Belegen enthalten sind, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter stellt ihn auf Anfrage an info@fibalo.de bereit.
  3. (3) Der Kunde steht dafür ein, dass er zur Übermittlung der in seinen Belegen enthaltenen personenbezogenen Daten an den Anbieter berechtigt ist.

§ 13 Nutzungsrechte

  1. (1) Der Kunde erhält für die Laufzeit des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, Fibalo im Rahmen des gewählten Tarifs für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Steuerkanzleien dürfen Fibalo in den Kanzlei-Tarifen für die Belege ihrer Mandanten nutzen.
  2. (2) Alle Rechte an der Software, an den Marken und an den Inhalten von Fibalo verbleiben beim Anbieter. Der Kunde darf die Software nicht vervielfältigen, dekompilieren oder Dritten außerhalb der vorgesehenen Mitgliederverwaltung zugänglich machen, soweit das Gesetz dies nicht zwingend erlaubt.

§ 14 Mängel

  1. (1) Der Kunde meldet Mängel in Textform und beschreibt sie so, dass der Anbieter sie nachvollziehen kann. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist.
  2. (2) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
  3. (3) In der Testphase und im Tarif Fibalo Free haftet der Anbieter für Mängel nur, wenn er sie arglistig verschwiegen hat.

§ 15 Haftung

  1. (1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer von ihm übernommenen Garantie.
  2. (2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  3. (3) In den Fällen des Absatzes 2 ist die Haftung je Kalenderjahr auf die Summe der Entgelte begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat.
  4. (4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter in den Fällen des Absatzes 2 nur in Höhe des Aufwands, der für die Wiederherstellung angefallen wäre, wenn der Kunde seine Daten in angemessenen Abständen exportiert und gesichert hätte.
  5. (5) Der Anbieter haftet nicht für steuerliche Nachteile, Säumniszuschläge, Zinsen oder Bußgelder, die darauf beruhen, dass der Kunde ausgelesene Daten, Kontierungsvorschläge oder Angaben eines verbundenen KI-Assistenten ungeprüft übernommen hat. Absatz 1 bleibt unberührt.
  6. (6) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 16 Änderungen dieser AGB und der Preise

  1. (1) Der Anbieter kann diese AGB ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, der Rechtsprechung, der technischen Gegebenheiten oder des Leistungsangebots, und wenn der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.
  2. (2) Der Anbieter teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge und auf das Widerspruchsrecht weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; der Anbieter kann ihn in diesem Fall zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.
  3. (3) Preisänderungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform mit. Sie gelten frühestens ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Preisänderung zum Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens kündigen.

§ 17 Schlussbestimmungen

  1. (1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. (2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Düsseldorf, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. (3) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen.
  4. (4) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sowie Kündigungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.
  5. (5) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.