Unveränderbar · protokolliert · acht Jahre abrufbar
GoBD-Archiv: Belege aufbewahren, wie es die Prüfung erwartet
Ein Dateiordner ist kein Archiv. Die GoBD verlangen, dass Belege unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden — jahrelang. Fibalo tut genau das, nebenbei, für jeden Beleg, der hereinkommt.
Keine Kreditkarte nötig · Daten in Frankfurt · Fibalo ist kein Steuerberater
Vier Anforderungen — und was Fibalo daraus macht
Die GoBD nennen sechs Grundsätze — Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Für die Belegablage entscheidend sind diese vier. Links die Anforderung, rechts die Umsetzung.
Unveränderbarkeit
Ein einmal erfasster Beleg darf nicht unbemerkt geändert oder ersetzt werden können.
In Fibalo
Das Original wird unverändert gespeichert. Korrekturen an erkannten Werten liegen daneben — nie darüber.
Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss jeden Vorgang in angemessener Zeit prüfen können.
In Fibalo
Jede manuelle Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Der Weg vom Eingang bis zum Export bleibt sichtbar.
Vollständigkeit
Alle aufbewahrungspflichtigen Belege müssen lückenlos vorhanden sein.
In Fibalo
Alles läuft in eine Liste — E-Mail, Foto, Schnittstelle. Was unvollständig ist, zeigt die Prüfliste vor der Übergabe.
Verfügbarkeit
Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
In Fibalo
Jeder Beleg ist durchsuchbar und jederzeit abrufbar — auch das Original-XML einer E-Rechnung, nicht nur eine Ansicht davon.
Das Original bleibt das Original. Immer.
Egal ob fotografierter Kassenbon, PDF aus dem Postfach oder E-Rechnung als XML: Die eingegangene Datei wird unverändert gespeichert. Die erkannten Werte — Betrag, Datum, Lieferant — liegen als separate Daten daneben.
Korrigiert jemand einen erkannten Wert, entsteht ein Protokolleintrag mit Person und Zeitpunkt. Das Original bleibt davon unberührt — genau die Eigenschaft, die ein Dateiordner nicht bieten kann.
Beispielhafter Protokollauszug
-
04.08.2026, 09:12
Beleg eingegangen über rechnung@…fibalo.de
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04.08.2026, 09:12
Werte automatisch erkannt, Original archiviert
-
06.08.2026, 14:03
Steuersatz manuell korrigiert — M. Berger
-
31.08.2026, 18:20
Im DATEV-Export an die Kanzlei übergeben
GoBD-Software
Belegarchiv statt DMS-Projekt
Wer nach „GoBD-Software" oder einem „GoBD-konformen DMS" sucht, landet schnell bei Systemen, die erst nach Wochen der Einführung nützlich sind. Für Buchhaltungsbelege ist das der falsche Maßstab: Sie brauchen kein Projekt, sondern einen Ort, an dem jeder Beleg automatisch richtig liegt.
Fibalo archiviert dort, wo die Belege ohnehin ankommen — im selben Ablauf, der sie auch liest und an die Kanzlei übergibt. Nichts muss nachträglich „ins Archiv gelegt" werden.
Drei Wege im Vergleich
- Cloud-Ordner (Dropbox, Drive & Co.)
- Dateien lassen sich unbemerkt ändern und löschen — nicht GoBD-konform.
- Klassisches DMS
- Konform — nach Wochen Einführung, Schulung und Projektbudget.
- Belegarchiv in Fibalo
- Aufbewahrung beginnt automatisch mit dem Belegeingang. Acht Jahre abrufbar, durchsuchbar, exportierbar — Daten in der EU-Region Frankfurt, AVV inklusive.
Aus dem Ratgeber
- So übergeben Sie Belege reibungslos an Ihre Steuerkanzlei — der Ablauf vom Sammeln bis zur Übergabe — archivierte Originale inklusive.
- E-Rechnungspflicht: alle Fristen 2025–2028 — wer wann E-Rechnungen empfangen und senden muss — und was aufzubewahren ist.
Häufige Fragen zur GoBD-Archivierung
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung für elektronische Buchführungsunterlagen. Für die Archivierung heißt das im Kern: Belege müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte Frist verfügbar aufbewahrt werden.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre (verkürzt von zehn auf acht seit 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV), Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn, Handels- und Geschäftsbriefe sechs. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Gibt es ein offizielles GoBD-Zertifikat für Software?
Nein — von keiner Behörde. Was es gibt, sind freiwillige Softwarebescheinigungen nach IDW PS 880, und selbst die decken nur die Software ab. GoBD-Konformität entsteht immer aus Software plus Ihren eigenen Abläufen. Fibalo baut auf die Anforderungen hin und behauptet kein Zertifikat, das es nicht gibt.
Brauche ich trotzdem eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Belege bei Ihnen entstehen, erfasst und aufbewahrt werden — Software ersetzt sie nicht, macht sie aber kurz: Bei Fibalo ist der Weg jedes Belegs ohnehin protokolliert. Die Bundessteuerberaterkammer stellt Mustervorlagen bereit.
Reicht ein Ordner auf dem Firmenrechner oder in der Cloud-Ablage?
Ein normaler Dateiordner erfüllt die Unveränderbarkeit nicht: Dateien lassen sich dort ersetzen oder löschen, ohne dass es jemand merkt. Genau dieses „ohne dass es jemand merkt" schließt ein Archiv mit Protokollierung aus.
Darf ich Papierbelege nach dem Fotografieren wegwerfen?
Das sogenannte ersetzende Scannen ist grundsätzlich zulässig, wenn der Vorgang geordnet abläuft und dokumentiert ist. Ob Sie Originale vernichten, sollten Sie mit Ihrer Steuerkanzlei festlegen — für manche Dokumente wie notarielle Urkunden gilt es nicht.
Ist Fibalo ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Nein, und das behaupten wir auch nicht. Fibalo ist das Archiv für Ihre Buchhaltungsbelege — den Teil Ihrer Dokumente, für den die GoBD-Anforderungen täglich relevant sind. Verträge, Personalakten und Projektdokumente sind ein anderes Thema.
Was passiert mit dem Archiv, wenn ich kündige?
Ihre Belege gehören Ihnen. Sie können sie vollständig exportieren — die Originaldateien mitsamt den erkannten Daten. Ein Archiv, aus dem man nicht herauskommt, wäre keines.
Die nächste Betriebsprüfung kündigt sich nicht bei Ihrem Dateiordner an.
Ab heute liegt jeder neue Beleg automatisch richtig — unverändert, protokolliert, auffindbar.
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