E Rechnung Pflicht: Fristen 2025–2028 im Überblick

Die E-Rechnungspflicht wird zwischen 2025 und 2028 in mehreren Stufen eingeführt: Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025, die Pflicht zum eigenen Ausstellen greift – gestaffelt nach Vorjahresumsatz – ab 2027 oder spätestens ab 2028. Dieser Beitrag ordnet die Fristen, die betroffenen Betriebe und die Ausnahmen mit konkreten Beispielen ein.

• Empfangspflicht: seit 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.
• Ausstellungspflicht ab 01.01.2027: für Unternehmen mit Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €.
• Ausstellungspflicht ab 01.01.2028: für praktisch alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – die Umsatzgrenze entfällt.
• Ausnahmen: u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und die Ausstellung durch Kleinunternehmer.
• Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, § 27 Abs. 38 UStG, ergänzt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Der Zeitplan 2025–2028 im Überblick

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Wer wann eine E-Rechnung – also eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell weiterverarbeitet werden kann – ausstellen muss, hängt vom Datum und vom Vorjahresumsatz ab. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, konkret § 27 Abs. 38 UStG (Umsatzsteuergesetz), ergänzt durch das BMF-Schreiben (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen) vom 15.10.2024.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Pflichten: Die Empfangspflicht gilt für alle sofort, die Ausstellungspflicht (also selbst E-Rechnungen versenden) wird nach Umsatz gestaffelt eingeführt. Die folgende Tabelle zeigt, ab wann welche Regel greift.

Kurz zusammengefasst zur häufigen Frage „E-Rechnung ab wann Pflicht?“: Empfangen müssen Sie seit dem 01.01.2025. Selbst ausstellen müssen Sie – je nach Umsatz – ab 2027 oder spätestens ab 2028. Die E-Rechnungspflicht 2026 bedeutet für die meisten Betriebe also noch keine Versandpflicht, sondern nur die Empfangspflicht plus die auslaufende E-Rechnung-Übergangsfrist.

Rechenbeispiel: Wie die Frist je nach Umsatz greift

Zwei fiktive Betriebe zeigen, wie die Staffelung wirkt. Entscheidend ist jeweils der Umsatz des Vorjahres 2026.

• Elektro Berg GmbH (Vorjahresumsatz 2026: über 800.000 €): Der Betrieb liegt über der Grenze. Für ihn endet die Übergangsfrist zum 31.12.2026. Ab dem 01.01.2027 muss die Elektro Berg GmbH ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
• Café Sonne e. K. (Vorjahresumsatz 2026: bis 800.000 €): Der Betrieb liegt unter der Grenze und profitiert von der verlängerten Übergangsfrist. Bis zum 31.12.2027 darf das Café weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Erst ab dem 01.01.2028 gilt auch hier die Ausstellungspflicht.

Beide Betriebe müssen jedoch bereits seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – etwa im strukturierten Format XRechnung oder ZUGFeRD, das ein Lieferant ihnen zusendet. Die Empfangspflicht kennt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung greift nicht bei jedem Geschäftsvorgang, sondern nur in einer klar umrissenen Konstellation: bei inländischen Umsätzen zwischen zwei Unternehmen (B2B, also Business-to-Business – Geschäfte zwischen Unternehmen, nicht mit Privatpersonen). Damit die Pflicht überhaupt gilt, müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein:

• Der Aussteller ist ein im Inland ansässiger Unternehmer.
• Der Empfänger ist ebenfalls ein im Inland ansässiger Unternehmer.

Auf die Rechtsform kommt es dabei nicht an. Betroffen sind Einzelunternehmer und Freiberufler ebenso wie eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts), eine GmbH oder eine UG. Wer sich also fragt, wer E-Rechnungen ausstellen muss: grundsätzlich jeder im Inland ansässige Unternehmer, der an einen anderen inländischen Unternehmer leistet.

Was „im Inland ansässig“ genau bedeutet

„Im Inland ansässig“ ist ein Rechtsbegriff im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG (Umsatzsteuergesetz). Maßgeblich ist, dass sich eines der folgenden Merkmale im Inland (oder in einem Freihafen nach § 1 Abs. 3 UStG) befindet:

• der Sitz des Unternehmens,
• der Ort der Geschäftsleitung oder
• eine Betriebsstätte, die an dem konkreten Umsatz beteiligt ist.

Die bloße Eintragung im deutschen Handelsregister allein genügt für die Ansässigkeit im Inland nicht.

Diese Fälle sind nicht betroffen

Nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnung fallen:

• B2C-Rechnungen an Privatpersonen (Business-to-Consumer, also Geschäfte mit Endverbrauchern).
• Grenzüberschreitende B2B-Umsätze, bei denen der Geschäftspartner ein im Ausland ansässiges Unternehmen ist.

Ein anschauliches Beispiel

Ein Friseursalon bedient überwiegend Privatkundinnen und -kunden. Für diese Umsätze besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, weil es sich um B2C-Geschäfte handelt. Trotzdem ist der Salon von der Regelung berührt – allerdings auf der Empfängerseite: Bezieht er zum Beispiel Pflegeprodukte oder Geräte von einem im Inland ansässigen B2B-Lieferanten, kann dieser Lieferant seine Rechnung als E-Rechnung ausstellen. Der Salon muss dann technisch in der Lage sein, diese E-Rechnung entgegenzunehmen und für die Weiterverarbeitung – insbesondere die Aufbewahrung – bereitzuhalten.

Digitale Rechnungen sind also nicht nur ein Thema für Unternehmen, die selbst viele Geschäftskunden beliefern. Fast jedes Unternehmen ist zugleich Einkäufer und muss auf der Empfangsseite vorbereitet sein.

Kleinunternehmer: als Aussteller befreit, als Empfänger in der Pflicht

Kleinunternehmer nehmen eine Sonderstellung ein: Als Aussteller sind sie von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, befreit. Als Empfänger gilt für sie aber dasselbe wie für andere inländische Unternehmer – sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen und für die Weiterverarbeitung bereithalten können.

E-Rechnung Ausnahmen: Diese Fälle sind ausgenommen

Neben der Sonderstellung der Kleinunternehmer gilt die E-Rechnungspflicht auch sonst nicht ausnahmslos. Der Gesetzgeber hat mehrere Fälle definiert, in denen Sie weiterhin eine sonstige Rechnung – also etwa ein Papierdokument oder ein einfaches PDF – ausstellen dürfen. Wichtig ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung (einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt) und einer sonstigen Rechnung. Die folgenden Ausnahmen betreffen ausschließlich die Frage, ob Sie eine strukturierte E-Rechnung ausstellen müssen.

Die gesetzlichen Ausnahmen im Überblick

Ein Hinweis zur Ausnahme für Kleinunternehmer nach § 19 UStG (die Kleinunternehmerregelung ist ein eigenes Thema und wird hier nicht vertieft): Die Befreiung gilt nur für das Ausstellen von Rechnungen. Erhalten Kleinunternehmer selbst eine E-Rechnung, müssen sie diese – wie alle anderen Unternehmen auch – entgegennehmen und für die Weiterverarbeitung bereithalten können. Die Empfangspflicht bleibt also unabhängig von dieser Ausnahme bestehen.

EDI-Verfahren als Sonderfall

Ein Sonderfall unter den e rechnung ausnahmen ist das EDI-Verfahren. EDI (Electronic Data Interchange, also der elektronische Datenaustausch zwischen den Systemen zweier Unternehmen nach einem vereinbarten Standard) wird häufig in etablierten Lieferbeziehungen eingesetzt. Bestehende EDI-Verbindungen können auch über den 1. Januar 2028 hinaus weiter genutzt werden – sie enden also nicht mit dem Ablauf einer Übergangsfrist.

Voraussetzung dafür ist, dass sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben aus dem EDI-Datensatz normkonform nach der europäischen Norm EN 16931 (dem europäischen Standard für das E-Rechnungsformat) korrekt und vollständig extrahieren lassen. Bei EDI-Formaten, die davon abweichen, ist zusätzlich die ausdrückliche Zustimmung beider Vertragsparteien erforderlich, damit das Verfahren weiterhin zulässig bleibt.

Was Empfänger schon heute können müssen

Ein Punkt wird in der Diskussion um die E-Rechnungspflicht oft übersehen: Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 1. Januar 2025 – und zwar ohne jede Übergangsfrist. Das ist unabhängig davon, wann Ihr eigener Betrieb selbst zur Ausstellung verpflichtet ist. Auch wenn Sie also noch bis 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken dürfen, müssen Sie eingehende E-Rechnungen bereits heute korrekt annehmen können. Konkret heißt das: Sie müssen technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und für die Weiterverarbeitung bereitzuhalten.

Eine E-Rechnung liegt seit dem 1. Januar 2025 nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird (BMF, Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung). Ein einfaches PDF per E-Mail zählt seither nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

XRechnung und ZUGFeRD: der Formatunterschied

In Deutschland begegnen Ihnen im Wesentlichen zwei Formate, die beide auf der europäischen Norm EN 16931 aufsetzen – das ist der technische Standard, der festlegt, welche Rechnungsdaten in welcher Struktur enthalten sein müssen:

• XRechnung: eine reine XML-Datei nach dem Standard EN 16931. XML ist ein maschinenlesbares Datenformat – die Rechnung besteht also nur aus strukturierten Daten, ohne fertig gestaltetes Sichtdokument.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Sie sehen also eine gewohnte PDF-Ansicht, und im Hintergrund stecken die strukturierten Daten für die maschinelle Weiterverarbeitung.

Wichtig zur Abgrenzung: Als E-Rechnung zulässig sind nur die EN-16931-konformen Profile – bei ZUGFeRD also die Profile „EN 16931“ (früher COMFORT) und „EXTENDED“ sowie XRechnung selbst; die einfacheren ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als vollständige E-Rechnung und taugen allenfalls als interne Buchungshilfe.

Warum ein Doppelklick nicht reicht

Wenn Sie eine XRechnung erhalten und die XML-Datei im Browser öffnen, zeigt dieser zwar die rohen XML-Daten an – aber nicht als übersichtliche, formatierte Rechnung mit Betrag, Datum und Positionen, wie Sie es von einer PDF-Rechnung gewohnt sind. Um den Inhalt lesbar darzustellen und sachlich prüfen zu können, benötigen Sie ein Programm, das die strukturierten Daten in eine verständliche Ansicht übersetzt. Bei ZUGFeRD haben Sie es einfacher, weil die PDF-Ansicht direkt sichtbar ist – zur maschinellen Verarbeitung zählen aber auch hier die eingebetteten Daten.

Genügt ein normales E-Mail-Postfach?

Für die reine Entgegennahme genügt technisch ein ganz normales E-Mail-Postfach. Damit erfüllen Sie die E-Rechnung-empfangen-Pflicht grundsätzlich – aber nur, wenn dieses Postfach tatsächlich für den Rechnungseingang genutzt und regelmäßig überwacht wird. Ein selten kontrolliertes Sammelpostfach, in dem Nachrichten untergehen, erfüllt den Zweck in der Praxis nicht.

Checkliste: E-Rechnungen sicher empfangen

1. Empfangskanal: Eine feste, überwachte E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, die Ihren Geschäftspartnern bekannt ist.
2. Lesbarkeit/Software: Ein Programm oder Dienst, das XRechnung und ZUGFeRD in eine verständliche Rechnungsansicht übersetzt.
3. Ordentliche Ablage: Die bloße Ablage im E-Mail-Postfach genügt den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) in aller Regel nicht – Sie brauchen eine GoBD-konforme Archivierung (ein eigenständiges Thema, das wir an anderer Stelle vertiefen).
4. Prüfprozess: Ein fester Ablauf, wer eingehende Rechnungen sachlich und rechnerisch prüft und freigibt.
5. Team informieren: Alle Beteiligten wissen, dass E-Rechnungen keine gewöhnlichen PDFs sind und wie mit ihnen umzugehen ist.

An dieser Stelle setzt eine Lösung wie Fibalo an: Eingehende Belege und Rechnungen werden über den Monat hinweg aus dem E-Mail-Postfach und weiteren Quellen gesammelt, E-Rechnungen automatisch eingelesen und für die Weiterverarbeitung bereitgehalten – sodass Ihr Steuerberater am Monatsende einen sauberen, geordneten Datenbestand erhält.

Was droht bei Nichteinhaltung?

Wer die neuen Vorgaben nicht einhält, muss vor allem zwei Konsequenzen im Blick behalten – die eine ist ein direktes Bußgeld, die andere ist im Alltag meist das größere Ärgernis.

Erstens sieht § 26a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) – die Vorschrift, die bestimmte Verstöße gegen umsatzsteuerliche Pflichten als Ordnungswidrigkeit ahndet – ein Bußgeld vor. Für die meisten Fälle des § 26a Abs. 2 UStG, etwa wenn jemand eine Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 € festgesetzt werden. Wichtig ist dabei eine juristische Präzisierung: Nach überwiegender Auslegung erfasst der Wortlaut der Vorschrift vor allem das komplette Unterlassen oder die verspätete Ausstellung einer Rechnung. Ob auch eine fristgerecht, aber im falschen Format ausgestellte Rechnung darunterfällt, ist rechtlich umstritten und wird eher eng ausgelegt.

Zweitens – und das ist praktisch das größere Risiko – kann eine formal fehlerhafte oder nicht im geforderten Format vorliegende Rechnung den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden. Der Vorsteuerabzug ist das Recht, die von Lieferanten in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Er geht dadurch nicht automatisch verloren: Bis zur Berichtigung der Rechnung kann sich der Abzug aber entsprechend verzögern, was die Liquidität belastet und zu Rückfragen mit dem Lieferanten führt. Genau deshalb prüfen größere Auftraggeber zunehmend, ob ihre Lieferanten bereits E-Rechnungs-fähig sind – wer hier nicht mithalten kann, riskiert im Zweifel den Auftrag.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Eine E-Rechnung liegt nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird – ein einfaches PDF genügt dafür nicht mehr. Die Frage „e rechnung ab wann pflicht“ hat also zwei Antworten: Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, besteht bereits seit dem 1. Januar 2025; die verpflichtende Ausstellung greift nach Ablauf der Übergangsfristen bis spätestens 1. Januar 2028.

Was bedeutet die E-Rechnung-Übergangsfrist genau?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen im inländischen B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausgestellt werden. Ab dem 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung dann für alle Unternehmen verpflichtend – auch für kleinere Betriebe.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Auch Kleinunternehmer (Unternehmen, die die Umsatzsteuer-Kleinunternehmerregelung nutzen) müssen wie alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und für die Weiterverarbeitung bereitzuhalten. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten die Übergangsfristen und die vorgesehenen Ausnahmen; die konkrete Einordnung Ihres Falls besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen unter 250 Euro?
Nein. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto sind nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin in anderer Form ausgestellt werden – das gehört zu den e rechnung ausnahmen, die auch nach 2028 bestehen bleiben.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Wer muss e rechnungen ausstellen: grundsätzlich alle inländischen Unternehmen bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen (B2B). Nach Ablauf der Übergangsfristen ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht ausnahmslos für alle Größenklassen, sofern kein Ausnahmefall wie die Kleinbetragsrechnung greift.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Rechnungen ins Ausland?
Die Pflicht bezieht sich auf inländische Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Empfänger im Ausland fallen nicht unter diese Regelung. Empfangen können sollten Sie strukturierte E-Rechnungen dennoch, da inländische Geschäftspartner sie Ihnen bereits senden dürfen.

Muss ich jetzt eine neue Software kaufen?
Nein. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Software. Wichtig ist lediglich, dass Sie strukturierte E-Rechnungen technisch entgegennehmen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können – wie Sie das organisieren, bleibt Ihnen überlassen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine plötzliche Umstellung, sondern ein Stufenplan bis 2028 – mit einer Empfangspflicht, die für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt. Der wichtigste erste Schritt ist deshalb, eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zuverlässig entgegennehmen, lesbar machen und GoBD-konform aufbewahren zu können. Wenn Sie Ihre Belege und Rechnungen über den Monat hinweg automatisch sammeln und strukturiert aufbereiten möchten, damit Ihr Steuerberater am Monatsende einen sauberen DATEV-Export erhält, kann Fibalo Ihnen diesen Teil der Arbeit abnehmen – testen Sie, wie sich Ihr Rechnungseingang damit organisieren lässt.Belege den ganzen Monat sammeln und einmal im Monat sauber übergeben: vorbereitende Buchhaltung mit Fibalo.