Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG

Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss dafür nicht raten, welche Angaben hineingehören: § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) legt genau zehn Pflichtangaben fest, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft – mit Folgen, die vor allem Ihre Kundschaft treffen, wenn diese daraus die Vorsteuer geltend machen will. Dieser Beitrag zeigt die zehn Pflichtangaben im Überblick, erklärt die Sonderfälle Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer-Rechnung und Rechnung an Privatpersonen und listet die Fehler auf, die in der Praxis am häufigsten vorkommen.

Die 10 Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Nach § 14 Absatz 4 UStG muss eine Rechnung folgende zehn Angaben enthalten, damit sie als ordnungsgemäß gilt:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers – die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer – eine oder mehrere Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
7. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (der Nettobetrag) sowie jede vorab vereinbarte Minderung, etwa Skonto, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder, im Fall einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf, dass die Lieferung oder Leistung steuerfrei ist.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers – nur in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (siehe Abschnitt „Rechnung an eine Privatperson schreiben“ weiter unten).
10. Die Angabe „Gutschrift“ – nur wenn der Leistungsempfänger selbst abrechnet und dies vorher vereinbart wurde.

Die Punkte 9 und 10 gelten also nicht für jede Rechnung, sondern nur, wenn der jeweilige Sonderfall zutrifft. Für die meisten Rechnungen im Alltag sind die Punkte 1 bis 8 die eigentliche Checkliste.

Steuernummer oder USt-IdNr. – reicht eine der beiden?

Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG verlangt eine der beiden Nummern, nicht beide gleichzeitig:

• Die Steuernummer erteilt Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt bei der steuerlichen Erfassung Ihres Unternehmens (Format je nach Bundesland unterschiedlich, z. B. 12/345/67890).
• Die USt-IdNr. erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag; sie beginnt immer mit „DE“ gefolgt von neun Ziffern und wird vor allem für Geschäfte innerhalb der EU benötigt.

Wer beide Nummern besitzt, darf auch beide angeben – verpflichtend ist aber nur eine davon.

Rechnungsnummer: Was bedeutet „fortlaufend“?

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und darf pro Rechnung nur einmal vergeben werden. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Nummernformat vor – erlaubt sind auch mehrere Zahlenreihen nebeneinander, etwa getrennt nach Jahr oder Kundenprojekt (z. B. 2026-001, 2026-002). Wichtig ist allein, dass sich aus der Systematik keine Lücken ergeben, die den Eindruck unvollständiger Buchführung erwecken.

Rechnungen lassen sich heute auch als strukturierte E-Rechnung ausstellen; seit 2025 gilt dafür im B2B-Geschäft schrittweise eine Pflicht, wobei je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Übergangsfristen bis 2028 greifen. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ändern sich dadurch nicht – nur das Übermittlungsformat. Details zu Fristen und Formaten lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachung bis 250 Euro

Für Rechnungen mit geringem Betrag lässt der Gesetzgeber Erleichterungen zu. Nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung, wenn ihr Gesamtbetrag – also der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer – 250 Euro nicht übersteigt. In diesem Fall reichen deutlich weniger Angaben:

Pflichtangabe	Normale Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)	Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV)
Name und Anschrift des Leistenden	Erforderlich	Erforderlich
Name und Anschrift des Empfängers	Erforderlich	Nicht erforderlich
Steuernummer / USt-IdNr.	Erforderlich	Nicht erforderlich
Rechnungsnummer	Erforderlich	Nicht erforderlich
Ausstellungsdatum	Erforderlich	Erforderlich
Menge und Art der Leistung	Erforderlich	Erforderlich
Entgelt (netto) und Steuerbetrag getrennt	Erforderlich	Nicht erforderlich – Bruttobetrag und Steuersatz genügen

Die Kleinbetragsregelung gilt nicht ausnahmslos: Sie greift nach § 33 Satz 3 UStDV nicht bei Fernverkäufen (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und in Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, etwa beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Für den typischen Einkauf im Handwerk, Einzelhandel oder in der Gastronomie – Werkzeug, Büromaterial, Bewirtungsbeleg – ist die Kleinbetragsrechnung dagegen der Regelfall.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kassenbon über 42,80 € für Büromaterial mit Namen und Anschrift des Geschäfts, Datum, den gekauften Artikeln sowie Bruttobetrag und Steuersatz erfüllt die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung vollständig – eine Rechnungsnummer oder Ihre eigene Anschrift als Empfänger müssen dort nicht stehen. Läge derselbe Bon bei 260 €, griffe die Vereinfachung nicht mehr, und es wären alle zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG erforderlich.

Auch für eine Kleinbetragsrechnung gilt die Aufbewahrungspflicht: Kassenbons verblassen schnell, deshalb lohnt sich eine GoBD-konforme digitale Archivierung, etwa per Foto direkt bei Erhalt.

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben (§ 19 UStG)

Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Sie an die zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gebunden – Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt gehören genauso auf eine Kleinunternehmer-Rechnung wie auf jede andere. Der einzige Unterschied betrifft Punkt 8: Statt Steuersatz und Steuerbetrag auszuweisen, geben Sie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor, in der Praxis hat sich aber ein Verweis auf die Rechtsgrundlage durchgesetzt, zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Genauso zulässig sind Varianten wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ oder „Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“. Wichtig ist, dass der Verweis auf § 19 UStG enthalten ist – Formulierungen wie „umsatzsteuerfrei“ oder „0 % MwSt.“ ohne diesen Verweis gelten nicht als ausreichender Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Was die Kleinunternehmerregelung selbst betrifft – wer sie 2026 nutzen darf und welche Umsatzgrenzen gelten –, lesen Sie im separaten Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Rechnung an eine Privatperson schreiben

Verkaufen Sie an eine Privatperson statt an ein Unternehmen, ändert das an den Pflichtangaben grundsätzlich nichts: Auch eine Rechnung an eine Privatperson braucht alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG – es sei denn, der Rechnungsbetrag liegt unter 250 Euro und die Kleinbetragsregelung greift.

Eine Besonderheit gibt es bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – in der Praxis vor allem Handwerkerleistungen an Haus oder Wohnung, etwa Dach-, Maler- oder Sanitärarbeiten. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG müssen Sie in diesem Fall auch gegenüber einer Privatperson innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen – die sonst für Privatkunden übliche Kulanz beim Rechnungsdatum entfällt hier.

Zusätzlich verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Rechnung, dass der private Empfänger die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufbewahren muss. Eine mögliche Formulierung:

„Wir weisen darauf hin, dass Sie als Empfänger einer Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück diese Rechnung, den Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufbewahren müssen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“

Diese Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen wurde eingeführt, um Schwarzarbeit im Baubereich einzudämmen: Ohne aufbewahrte Rechnung lässt sich im Zweifel schwerer nachweisen, dass eine Leistung überhaupt ordnungsgemäß abgerechnet wurde. Für alle übrigen Leistungen an Privatpersonen – ein Beratungshonorar, ein verkauftes Produkt, eine Dienstleistung ohne Grundstücksbezug – gilt dieser zusätzliche Hinweis dagegen nicht.

Zum Vergleich: Ihre eigene Aufbewahrungspflicht als Rechnungssteller ist deutlich länger – ausgestellte Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang GoBD-konform archivieren.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung – und ihre Folgen

In der Praxis wiederholen sich einige Fehler immer wieder:

• Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt oder ist veraltet – etwa nach einem Finanzamtswechsel durch Umzug, ohne dass die Rechnungsvorlage aktualisiert wurde.
• Rechnungsnummer wird doppelt vergeben oder die Nummerierung weist unerklärliche Lücken auf, was bei einer Betriebsprüfung Rückfragen auslöst.
• Leistungsbeschreibung ist zu pauschal – ein Eintrag wie „diverse Leistungen“ oder „Beratung“ ohne weitere Angaben erfüllt nicht die Anforderung an Art und Umfang der Leistung.
• Kleinunternehmer weist versehentlich Umsatzsteuer aus – zum Beispiel, weil eine Standardvorlage nicht angepasst wurde. Nach § 14c UStG schuldet der Kleinunternehmer diesen ausgewiesenen Betrag dann trotzdem dem Finanzamt, obwohl er ihn eigentlich gar nicht hätte ausweisen dürfen.
• Fehlender Hinweis auf die Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen, etwa bestimmten Leistungen nach § 4 UStG.
• Fehlender Aufbewahrungshinweis bei Bauleistungen an Privatpersonen (siehe oben).

Die wirtschaftlich wichtigste Folge trifft in der Regel nicht Sie als Rechnungssteller, sondern Ihre Kundschaft: Ein Unternehmen darf aus einer Eingangsrechnung nur dann Vorsteuer geltend machen, wenn diese sämtliche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig und korrekt enthält (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt etwa die Steuernummer des Ausstellers oder ist die Leistungsbeschreibung zu unpräzise, kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug versagen – mit Steuernachzahlung und Zinsen für den Kunden. Das gilt in gleicher Weise umgekehrt: Prüfen Sie auch die Rechnungen, die Sie selbst von Lieferanten und Dienstleistern erhalten, auf Vollständigkeit, bevor Sie daraus Vorsteuer ziehen. Wie Sie geprüfte Belege anschließend strukturiert an Ihren Steuerberater übergeben, zeigt der Beitrag Belege an Steuerberater übergeben.

Häufige Fragen zu Rechnung und Pflichtangaben

Muss ich als Kleingewerbe eine Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben?

„Kleingewerbe“ ist kein umsatzsteuerlicher Begriff, sondern beschreibt meist ein Gewerbe unterhalb der handelsrechtlichen Buchführungsgrenzen nach § 241a HGB. Ob Sie mit oder ohne Umsatzsteuer abrechnen, hängt nicht vom Kleingewerbe-Status ab, sondern davon, ob Sie zusätzlich die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Tun Sie das nicht, weisen Sie ganz normal Umsatzsteuer aus – unabhängig davon, wie klein Ihr Betrieb ist.

Brauchen Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Ja. Für Rechnungen von Kleinunternehmern gelten dieselben Pflichtangaben wie für alle anderen Rechnungen – mit Ausnahme des Steuerausweises. Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer gehören also auch auf eine Kleinunternehmer-Rechnung.

Muss auf der Rechnung die Steuernummer stehen?

Ja, entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. – eine der beiden ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG Pflicht. Fehlt sie ganz, ist die Rechnung formal unvollständig.

Wie sieht die Formulierung für die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung aus?

Üblich und empfohlen ist ein Verweis auf die Rechtsgrundlage, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Eine bestimmte Wortwahl schreibt das Gesetz nicht vor, der Verweis auf § 19 UStG sollte aber in jedem Fall enthalten sein.

Mit welchem Tool schreibe ich eine Rechnung?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor. Ob Sie eine Rechnung mit einer Word- oder Excel-Vorlage, einer Rechnungssoftware oder einem Online-Tool erstellen, spielt keine Rolle – entscheidend ist allein, dass die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält.

Kann ich eine fehlerhafte Rechnung nachträglich korrigieren?

Ja. Fällt eine fehlende oder falsche Pflichtangabe auf, lässt sich die Rechnung berichtigen – üblicherweise durch ein gesondertes Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Rechnungsnummer und Datum) und die fehlerhafte oder fehlende Angabe korrigiert beziehungsweise ergänzt. § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG stellt dazu ausdrücklich klar, dass eine solche Berichtigung kein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Abgabenordnung ist. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, Rechnungen vor dem Versand einmal gegen die Liste der zehn Pflichtangaben zu prüfen – das erspart Ihnen und Ihrer Kundschaft die nachträgliche Korrektur.

Fazit: Einmal richtig eingerichtet, wiederholt sich die Rechnung von selbst

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens – vom Kleinunternehmer bis zum umsatzsteuerpflichtigen Betrieb unterscheidet sich im Kern nur der Umgang mit Steuersatz und Steuerbetrag. Für die eigenen Rechnungen heißt das: einmal in einer Vorlage richtig eingerichtet, stimmen die Pflichtangaben bei jedem neuen Beleg fast von allein.

Schwieriger wird es oft bei den Rechnungen, die Sie erhalten – denn fehlt dort eine Pflichtangabe, ist es Ihr Vorsteuerabzug, der auf dem Spiel steht, nicht der des Ausstellers. Fibalo sammelt Ihre Eingangsbelege das ganze Jahr über aus E-Mail, Foto und angebundenen Systemen und übergibt sie einmal im Monat geordnet an Ihren Steuerberater – so fällt eine unvollständige Rechnung eher auf, bevor sie zum Problem in der Buchhaltung wird: vorbereitende Buchhaltung mit Fibalo.