Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
EasyWeek GmbH, Hördtweg 65, 40470 Düsseldorf, Deutschland. Vertreten durch die Geschäftsführerin Mariia Lisovenko. Telefon +49 211 97532711, E-Mail info@fibalo.de.
Welche Daten wir verarbeiten
Bestandsdaten des Kontos, hochgeladene und per E-Mail eingehende Belege sowie die daraus ausgelesenen Rechnungsdaten, technische Protokolldaten des Betriebs.
Kamera und Fotos in der Fibalo App
Die Fibalo App für iOS und Android greift auf die Kamera ausschließlich dann zu, wenn Sie einen Beleg abfotografieren, und auf Ihre Fotos und Dateien ausschließlich dann, wenn Sie einen Beleg zum Hochladen auswählen. Beides setzt Ihre ausdrückliche Freigabe der jeweiligen Systemberechtigung voraus, die Sie in den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit widerrufen können. Ein Zugriff im Hintergrund oder eine Auswertung Ihrer übrigen Fotos findet nicht statt. Aufgenommene und ausgewählte Dateien werden an unsere Server übertragen und dort wie jeder andere Beleg verarbeitet.
Konto und Daten auf dem Gerät
Bei der Registrierung in der App erheben wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Anmeldung erfolgt über einen an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten Einmalcode; die daraus entstehenden Sitzungsschlüssel werden ausschließlich im geschützten Schlüsselspeicher Ihres Geräts abgelegt (iOS Keychain, Android Keystore) und beim Abmelden gelöscht. Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und verwendet keine Werbekennung.
Zweck und Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Ort der Verarbeitung
Speicherung und Verarbeitung Ihrer Belege erfolgen in der Europäischen Union, Region Frankfurt am Main. Eingehende E-Mails werden ausschließlich in eu-central-1 entgegengenommen und dort gespeichert. Für die automatisierte Auslesung der Belegdaten wird der Inhalt eines Belegs an Anthropic PBC in den USA übermittelt. Anthropic handelt dabei als Auftragsverarbeiter; Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln, die über das Data Processing Addendum Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Anthropic sind. Eine weitere Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Auftragsverarbeiter
Amazon Web Services (Entgegennahme eingehender E-Mails und Speicherung der Originaldokumente, Region eu-central-1, Frankfurt am Main) sowie Anthropic PBC (automatisierte Auslesung der Belegdaten). Anthropic darf die übermittelten Inhalte vertraglich nicht zum Training von Modellen verwenden.
Automatisierte Auslesung durch KI
Die Daten Ihrer Belege werden durch ein KI-System ausgelesen: Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen werden als Vorschlag erzeugt. Dieser Vorschlag wird nicht automatisch gebucht; ein Beleg bleibt im Status zur Prüfung, bis eine Person ihn bestätigt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet damit nicht statt. Erkennt das System ein Feld nicht, bleibt es leer, statt einen Wert zu raten.
KI-Assistenten verbinden
Sie können Ihr Fibalo-Konto über die Schnittstelle mcp.fibalo.de mit einem KI-Assistenten Ihrer Wahl verbinden, zum Beispiel Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI. Der Assistent erhält dabei keine eigenen Zugangsdaten zu Fibalo: Jede Anfrage läuft mit Ihren eigenen Rechten und liefert genau das Ergebnis der Aktion, die Sie angefordert haben. Dieses Ergebnis erreicht die Server des jeweiligen Anbieters, der es nach seinen eigenen Bedingungen verarbeitet. Die Verbindung sehen und beenden Sie jederzeit im Webzugang unter Konto; danach hat der Assistent ab seiner nächsten Anfrage keinen Zugriff mehr.
Speicherdauer
Eingegangene E-Mails werden im Rohformat nach 90 Tagen gelöscht. Belege und die daraus ausgelesenen Daten richten sich nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Löschung Ihres Kontos
Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen - in der App unter Einstellungen, im Webzugang unter Verwaltung. Wir schließen daraufhin Ihren Zugang, beenden ein laufendes Abonnement zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums, deaktivieren die E-Mail-Adresse für den Belegeingang und entfernen Ihre personenbezogenen Daten. Ihre Belege und die daraus ausgelesenen Daten bleiben für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert; danach sind sie für niemanden mehr abrufbar. Ihre Zugangsdaten werden im selben Schritt bei unserem Anmeldedienst gelöscht, sodass eine spätere Anmeldung mit derselben E-Mail-Adresse ein neues, leeres Konto anlegt.
Ihre Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.