Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Fibalo UG (haftungsbeschränkt) i. G., Hördtweg 65, 40470 Düsseldorf, Deutschland. Vertreten durch den Geschäftsführer Yevhen Lisovenko. Telefon +49 211 97532711, E-Mail info@fibalo.de.

Welche Daten wir verarbeiten

Bestandsdaten des Kontos, hochgeladene und per E-Mail eingehende Belege sowie die daraus ausgelesenen Rechnungsdaten, importierte Kontoauszüge und Kontobewegungen, von Ihnen angelegte Kontakte und Ausgangsrechnungen, Nachrichten mit Ihrer Kanzlei, Einladungen per E-Mail oder WhatsApp, Gerätekennungen für Push-Benachrichtigungen, technische Protokolldaten des Betriebs.

Kamera und Fotos in der Fibalo App

Die Fibalo App für iOS und Android greift auf die Kamera ausschließlich dann zu, wenn Sie einen Beleg abfotografieren, und auf Ihre Fotos und Dateien ausschließlich dann, wenn Sie einen Beleg zum Hochladen auswählen. Beides setzt Ihre ausdrückliche Freigabe der jeweiligen Systemberechtigung voraus, die Sie in den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit widerrufen können. Ein Zugriff im Hintergrund oder eine Auswertung Ihrer übrigen Fotos findet nicht statt. Aufgenommene und ausgewählte Dateien werden an unsere Server übertragen und dort wie jeder andere Beleg verarbeitet.

Konto und Daten auf dem Gerät

Bei der Registrierung in der App erheben wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Anmeldung erfolgt über einen an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten Einmalcode oder, soweit angeboten, über Ihr Google-Konto oder Ihren Apple-Account; die daraus entstehenden Sitzungsschlüssel werden ausschließlich im geschützten Schlüsselspeicher Ihres Geräts abgelegt (iOS Keychain, Android Keystore) und beim Abmelden gelöscht. Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und verwendet keine Werbekennung.

Wenn Sie die Anmeldung mit Google wählen, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine Kennung Ihres Google-Kontos und gegebenenfalls Ihr Profilbild. Besteht bereits ein Fibalo-Konto mit derselben bestätigten E-Mail-Adresse, wird Ihr Google-Konto damit verknüpft. Fehlende Angaben wie die Telefonnummer fragen wir nach der Anmeldung ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; für Übermittlungen an die Google LLC in den USA gilt das EU-US Data Privacy Framework. Auf der Anmeldeseite id.fibalo.de wird dafür ein Skript von Google (accounts.google.com) geladen; dabei erhält Google Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser, auch wenn Sie die Anmeldung mit Google nicht nutzen.

Wenn Sie in der iOS-App die Anmeldung mit Apple wählen, erhalten wir von Apple eine Kennung Ihres Apple-Accounts, Ihre E-Mail-Adresse und bei der ersten Anmeldung Ihren Namen, soweit Sie ihn freigeben. Wenn Sie „E-Mail-Adresse verbergen“ wählen, erhalten wir statt Ihrer E-Mail-Adresse eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse; unsere E-Mails an diese Adresse leitet Apple an Ihr Postfach weiter. Besteht bereits ein Fibalo-Konto mit derselben bestätigten E-Mail-Adresse, wird Ihr Apple-Account damit verknüpft. Fehlende Angaben wie die Telefonnummer fragen wir nach der Anmeldung ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum die Apple Distribution International Limited, Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland; Übermittlungen an die Apple Inc. in den USA stützt Apple auf Standardvertragsklauseln.

Zweck und Rechtsgrundlage

Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Ort der Verarbeitung

Die Server der Anwendung, die Datenbanken, die Betriebsprotokolle und die Messwerte des Betriebs stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Die Originaldokumente, eingehende E-Mails und die Sicherungen der Datenbank speichern wir bei Amazon Web Services in der Europäischen Union, Region Frankfurt am Main (eu-central-1); eingehende E-Mails werden ausschließlich dort entgegengenommen.

Für einzelne Aufgaben übermitteln wir Daten an Auftragsverarbeiter in den USA. Welche Daten das sind, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage, steht im folgenden Abschnitt.

Auftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: Rechenzentrum für die Server der Anwendung, die Datenbanken, die Betriebsprotokolle und die Messwerte des Betriebs. Ort: Deutschland (Falkenstein); keine Übermittlung in ein Drittland.

Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg: Speicherung der Originaldokumente, Empfang eingehender E-Mails, Sicherungen der Datenbank, Schlüsseldienst. Ort: Europäische Union, Region Frankfurt am Main (eu-central-1).

Anthropic Ireland, Limited, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: automatisierte Auslesung und Kontierung der Belege; ein Steckbrief zu jedem hochgeladenen Dokument (Titel, Aussteller, Empfänger, Datumsangaben, Beschreibung, Schlagworte, Textauszug); das Auslesen von Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung für den Vorschlag Ihrer Stammdaten; das Aufteilen von PDF-Dateien, die mehrere Dokumente enthalten; der Abgleich von Kontobewegungen mit Belegen; der Branchenvorschlag für Ihr Unternehmen; die Übersetzung von Rückfragen Ihrer Kanzlei. Dafür werden die jeweils nötigen Inhalte übermittelt. Außerdem nutzt unser Team bei Betrieb, Fehlerbehebung und Support KI-gestützte Werkzeuge auf Basis von Claude, die dafür Daten aus dem laufenden Betrieb lesen. Ort: USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln nach dem Data Processing Addendum von Anthropic. Anthropic darf die übermittelten Inhalte vertraglich nicht zum Training von Modellen verwenden; Ein- und Ausgaben werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

TypeSafe AI, Inc., 255 California St, Suite 1300, San Francisco, CA, USA: Zuordnung von Belegpositionen zu Konten, Branchenvorschlag und Abgleich von Kontobewegungen mit Belegen; dafür werden Positionstexte, Beträge, Name und IBAN von Lieferant oder Zahlungspartner, Verwendungszweck und Firmenname übermittelt. Außerdem die Einordnung hochgeladener Dokumente nach Dokumenttyp; dafür werden Titel, Aussteller, Empfänger, Datumsangaben, Beschreibung, Schlagworte, ein Textauszug und der Dateiname des Dokuments übermittelt. Ort: USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln nach dem Data Processing Agreement von TypeSafe. TypeSafe nutzt die übermittelten Inhalte nicht zum Training von Modellen.

Twilio Ireland Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, mit dem Dienst SendGrid: Versand von E-Mails, die Fibalo in Ihrem Auftrag versendet, etwa Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden, Benachrichtigungen, Einladungen und Übergaben an Ihre Steuerberatung. Ort: USA. Grundlage ist das Data Protection Addendum von Twilio mit dem EU-US Data Privacy Framework oder den EU-Standardvertragsklauseln.

Twilio Ireland Limited mit dem Dienst WhatsApp Business: Einladungen per WhatsApp, nur wenn die einladende Person bestätigt, dass die eingeladene Person damit einverstanden ist. Übermittelt werden die Telefonnummer der eingeladenen Person und, je nach Einladung, ihr Vorname sowie die Namen von Kanzlei und Unternehmen.

Apple Inc. (Apple Push Notification Service) und Google LLC (Firebase Cloud Messaging): Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die Fibalo App.

Cloudflare, Inc.: DNS für fibalo.de, Bot-Prüfung bei der Anmeldung in der App (Cloudflare Turnstile), Weiterleitung der Anmeldeschnittstelle und des Hilfe-Centers support.fibalo.de.

Spaceship, Inc., 4600 East Washington Street, Suite 300, Phoenix, AZ 85034, USA (Spacemail): E-Mail-Postfach info@fibalo.de für Support- und Datenschutzanfragen. Ort: USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln nach dem Data Processing Addendum von Spaceship.

Automatisierte Auslesung durch KI

Die Daten Ihrer Belege werden durch ein KI-System ausgelesen: Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen werden als Vorschlag erzeugt. Dieser Vorschlag wird nicht automatisch gebucht; ein Beleg bleibt im Status zur Prüfung, bis eine Person ihn bestätigt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet damit nicht statt. Erkennt das System ein Feld nicht, bleibt es leer, statt einen Wert zu raten.

Adresssuche beim Anlegen eines Mandanten

Beim Anlegen eines Mandanten schlägt Fibalo Anschriften über Google Maps Platform vor. Sobald Sie im Suchfeld der Anschrift mindestens drei Zeichen eingeben, lädt Ihr Browser ein Skript von Google (maps.googleapis.com) und übermittelt Ihre Eingabe, Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser an Google; wählen Sie einen Vorschlag, ruft Fibalo die Bestandteile dieser Anschrift bei Google ab. Wenn Sie die Anschrift von Hand eingeben, wird nichts an Google übermittelt.

Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Google verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher nach den Google Controller-Controller Data Protection Terms und der Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy); für Übermittlungen an die Google LLC in den USA gilt das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die schnelle und fehlerfreie Erfassung der Anschrift.

KI-Assistenten verbinden

Sie können Ihr Fibalo-Konto über die Schnittstelle mcp.fibalo.de mit einem KI-Assistenten Ihrer Wahl verbinden, zum Beispiel Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI. Der Assistent erhält dabei keine eigenen Zugangsdaten zu Fibalo: Jede Anfrage läuft mit Ihren eigenen Rechten und liefert genau das Ergebnis der Aktion, die Sie angefordert haben. Dieses Ergebnis erreicht die Server des jeweiligen Anbieters, der es nach seinen eigenen Bedingungen verarbeitet. Die Verbindung sehen und beenden Sie jederzeit im Webzugang unter Konto; danach hat der Assistent ab seiner nächsten Anfrage keinen Zugriff mehr.

Reichweitenmessung auf fibalo.de

Auf dieser Website messen wir die Reichweite mit Umami. Umami betreiben wir selbst auf unseren Servern bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein; die Daten werden an niemanden übermittelt. Umami setzt keine Cookies. Erfasst werden aufgerufene Seiten, die verweisende Seite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache sowie Land, Region und Stadt, die aus der IP-Adresse abgeleitet werden; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer Website, die wir anhand ihrer Nutzung verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Eingegangene E-Mails werden im Rohformat nach 90 Tagen gelöscht. Belege und die daraus ausgelesenen Daten bewahren wir zehn Jahre auf, mindestens bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Löschung Ihres Kontos

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen - in der App unter Einstellungen, im Webzugang unter Verwaltung. Wir schließen daraufhin Ihren Zugang, beenden ein laufendes Abonnement zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums, deaktivieren die E-Mail-Adresse für den Belegeingang und entfernen Ihre personenbezogenen Daten. Ihre Belege und die daraus ausgelesenen Daten bleiben zehn Jahre gespeichert, mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; in dieser Zeit erhalten Sie sie nur auf Anforderung als kostenpflichtigen Export, danach werden sie gelöscht. Ihre Zugangsdaten werden im selben Schritt bei unserem Anmeldedienst gelöscht, sodass eine spätere Anmeldung mit derselben E-Mail-Adresse ein neues, leeres Konto anlegt.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.