Pflicht seit 1. Januar 2025
E-Rechnung empfangen — ohne neues Projekt daraus zu machen
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Fibalo nimmt ZUGFeRD und XRechnung über Ihre Firmenadresse entgegen, liest die Daten aus und archiviert das Original — im selben Ablauf wie jeden anderen Beleg.
Keine Kreditkarte nötig · Daten in Frankfurt · Fibalo ist kein Steuerberater
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei im Anhang. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen maschinenlesbar im XML — Software kann sie fehlerfrei übernehmen, ohne etwas zu erkennen oder zu deuten.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung, ein reines XML ohne Ansicht, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML — für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar.
Die zwei Formate im Vergleich
- XRechnung
- Reines XML nach EN 16931. Standard bei öffentlichen Auftraggebern, zunehmend auch im B2B. Ohne Software nicht lesbar.
- ZUGFeRD
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML (ab Profil EN 16931 als E-Rechnung anerkannt). Sieht aus wie eine normale Rechnung, trägt die Daten aber mit.
Die Fristen sind beschlossen. Und die erste läuft schon.
Die E-Rechnungspflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz und gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen.
Seit 1. Januar 2025
Empfangen können ist Pflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig, der Absender darf einfach elektronisch stellen.
Ab 1. Januar 2027
Ausstellen wird Pflicht (über 800.000 € Vorjahresumsatz)
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab 1. Januar 2028
Ausstellen wird Pflicht für alle
Die Übergangsfristen enden. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im inländischen B2B-Geschäft dann nicht mehr zulässig. Ausgenommen bleiben u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € — und Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, empfangen können müssen sie trotzdem.
E-Rechnung-Software
Was eine E-Rechnung-Software können muss — und was Fibalo davon tut
Empfangen ist der kleinste Teil. Die eigentliche Arbeit ist, was danach kommt: lesen, prüfen, aufbewahren, übergeben.
Empfangen über Ihre Firmenadresse
Jede Firma bekommt eine eigene Fibalo-E-Mail-Adresse. Lieferanten schicken E-Rechnungen direkt dorthin — nichts geht in einem vollen Postfach unter.
Strukturierte Daten statt Bildschirmfoto
ZUGFeRD und XRechnung werden als Daten gelesen, nicht als Bild gedeutet. Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze kommen aus dem XML — ohne Erkennungsfehler.
Eine Liste für alles
E-Rechnung, PDF und fotografiertes Papier landen in derselben Belegliste mit demselben Status. Sie müssen nicht zwei Welten verwalten.
Prüfliste statt stiller Fehler
Fehlt ein Pflichtfeld oder ist ein Wert unklar, bleibt er leer und der Beleg wandert in die Prüfliste. Geraten wird nichts.
Archiv inklusive
Das Original-XML wird unverändert aufbewahrt — denn bei einer E-Rechnung ist das XML das Original, nicht der Ausdruck.
Übergabe an die Kanzlei
Einmal im Monat gehen alle Belege als DATEV-Export an Ihre Steuerkanzlei — E-Rechnungen zusammen mit allem anderen.
E-Rechnungen archivieren: Das XML ist das Original.
Bei einer Papierrechnung ist das Blatt das Original. Bei einer E-Rechnung ist es die strukturierte Datei — und genau die muss unverändert und auffindbar aufbewahrt werden, acht Jahre lang, nicht ein Ausdruck davon. Das BMF hat das 2025 noch einmal präzisiert: Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil das führende Dokument.
Fibalo legt jede eingegangene Datei unverändert ab und protokolliert jede spätere Korrektur an den erkannten Werten daneben — nie darüber. Wie die Aufbewahrung im Ganzen funktioniert, steht auf der Seite zum GoBD-Archiv.
So geht eine E-Rechnung durch Fibalo
- 01 Eingang über Ihre Firmen-E-Mail-Adresse
- 02 XML wird gelesen — Beträge, Steuersätze, Lieferant
- 03 Unklares landet in der Prüfliste, nichts wird geraten
- 04 Original wird unverändert archiviert
- 05 Monatliche Übergabe an die Kanzlei im DATEV-Format
Die Übergabe im Detail: DATEV-Export
Aus dem Ratgeber
- Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick — was seit 2025 gilt und welche Stufen bis 2028 noch kommen.
- ZUGFeRD oder XRechnung: die Unterschiede — beide Formate erklärt — mit Beispielrechnung und Entscheidungshilfe.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können — unabhängig von der Größe. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind nur vom Ausstellen dauerhaft befreit, nicht vom Empfangen.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen?
Nein. Im B2B-Geschäft ist seit 2025 keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Wer nicht empfangen kann, riskiert Ärger im Einkauf und im Zweifel Probleme beim Vorsteuerabzug — die Rechnung gilt trotzdem als gestellt.
Reicht dafür nicht ein normales E-Mail-Postfach?
Für den reinen Empfang formal ja. Aber die E-Rechnung muss auch verarbeitet und im Original aufbewahrt werden — ein XML im Posteingang, das niemand öffnen kann und das nach acht Jahren auffindbar sein muss, erfüllt das praktisch nicht.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist reines XML — maschinenlesbar, aber ohne Ansicht für Menschen. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF zum Anschauen mit eingebettetem XML für die Maschine. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931, und Fibalo liest beide.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt nur noch als E-Rechnung, was strukturierte Daten nach EN 16931 enthält — also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist rechtlich eine „sonstige Rechnung". Ob eine Datei echte E-Rechnungsdaten enthält, zeigt unser kostenloses Prüf-Tool.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck abheften?
Aufbewahren müssen Sie das Original — und das ist das XML, nicht der Ausdruck. Fibalo speichert die Originaldatei unverändert und hält sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar.
Was kostet das?
Das Prüf-Tool ist kostenlos und läuft ohne Konto. Fibalo selbst testen Sie kostenlos und ohne Kreditkarte; bezahlt wird später nach verarbeiteten Belegen pro Monat.
Die E-Rechnung kommt sowieso. Bei Ihnen kann sie schon heute ankommen.
Firmenadresse anlegen, Lieferanten Bescheid geben — fertig. Alles Weitere passiert von allein.