Kurz gesagt: ZUGFeRD und XRechnung sind beides zulässige E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931 — sie stehen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern haben unterschiedliche Einsatzbereiche. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML und eignet sich besonders für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). XRechnung ist ein reines XML-Format und für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben. Wer E-Rechnungen empfängt, muss beide Formate technisch verarbeiten können.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und bezeichnet ein Hybridformat für elektronische Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Datei ist zunächst eine ganz normale PDF-Datei im Format PDF/A-3, die Sie wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken können. Zusätzlich ist in dieser PDF ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet, den Buchhaltungssoftware automatisch auslesen und verarbeiten kann. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit für Menschen und Maschinen gleichzeitig lesbar, ohne dass eine zweite Datei nötig wäre.
Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Aktuell gültig ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht am 10.06.2026 und von FeRD zur Nutzung ab dem 01.07.2026 empfohlen; ältere Versionen wie 2.3.3 oder 2.2 bleiben rückwärtskompatibel und werden von gängiger Buchhaltungssoftware weiterhin akzeptiert. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD zudem vollständig mit dem französischen Pendant Factur-X harmonisiert — beide Standards nutzen technisch dieselbe Dateistruktur.
Das ZUGFeRD-Format kennt fünf Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED, dazu das Referenzprofil XRECHNUNG. Für die gesetzliche E-Rechnungspflicht reichen nur die Profile EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG aus — MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige strukturierte Daten und dienen nur als Buchungshilfe. Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen Sie nicht von Hand, sondern über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware: Sie füllen Ihre Rechnungsdaten wie gewohnt aus, die Software erzeugt daraus automatisch den XML-Datensatz und bettet ihn in die PDF ein.
Dass ZUGFeRD gerade auf PDF/A-3 aufbaut, ist kein Zufall: Anders als ältere PDF-Varianten erlaubt dieses Archivformat, beliebige Dateien — hier den XML-Datensatz — fest in das Dokument einzubetten, ohne die Langzeitarchivierbarkeit der PDF selbst zu gefährden. Für Sie bedeutet das: Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich genauso revisionssicher ablegen wie jede andere PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich die maschinenlesbare Ebene.
Was ist XRechnung?
Das XRechnung-Format ist im Unterschied zu ZUGFeRD ein reines XML-Format ohne eigene visuelle Darstellung. Eine XRechnung-Datei lässt sich nicht wie ein PDF öffnen und lesen — Sie benötigen dafür immer einen Viewer oder eine Software, die die XML-Struktur in eine lesbare Ansicht umwandelt. Öffnen Sie die Datei stattdessen in einem einfachen Texteditor, sehen Sie nur verschachtelten XML-Code statt einer vertrauten Rechnungsansicht.
Fachlich ist XRechnung die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931, also die deutsche Ausprägung dieses europäischen Standards. Verantwortlich ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Aktuell gültig ist XRechnung in Version 3.0.2; die Daten lassen sich in zwei XML-Syntaxen abbilden, UBL oder CII, die denselben inhaltlichen Datenkern nutzen, sich aber im Aufbau der XML-Struktur unterscheiden — welche Syntax ankommt, hängt von der absendenden Software ab, nicht von Ihrer Wahl als Empfänger. Eine überarbeitete Version 4.0 wird für 2026 erwartet, sobald die zugehörige europäische Norm EN 16931-1:2026 veröffentlicht ist; bis dahin bleibt 3.0.2 gültig.
XRechnung ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an den Bund und die meisten Bundesländer als öffentliche Auftraggeber (B2G) und wird in der Regel über Einreichungsplattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes oder andere vorgesehene Übermittlungswege (z. B. Peppol) übermittelt. Auch eine XRechnung erstellen Sie über eine entsprechende Rechnungs- oder ERP-Software — manuell lässt sich der XML-Datensatz in der Praxis kaum sinnvoll erzeugen. Wichtig für kleine Betriebe: Nur weil Ihr eigenes Unternehmen selten oder nie an Behörden liefert, heißt das nicht, dass Sie XRechnung ignorieren können — sobald eine XRechnung bei Ihnen eingeht, etwa von einem Lieferanten, müssen Sie sie trotzdem lesen und verarbeiten können.
ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung auf einen Blick:
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Dateityp | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | reines XML, kein PDF |
| Ohne Zusatzsoftware lesbar | ja, wie jede PDF | nein, nur über Viewer oder Software |
| Zugrunde liegende Norm | EN 16931 (in den Profilen EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG) | EN 16931, als deutsche CIUS |
| XML-Syntax | CII | UBL oder CII |
| Aktuelle Version | 2.5 | 3.0.2 |
| Herausgeber | FeRD, harmonisiert mit Factur-X (FNFE-MPE) | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats |
| Typischer Einsatz | B2B und B2C | B2G — Behörden, öffentliche Auftraggeber |
| Vorgeschrieben für | nicht verpflichtend, aber empfangspflichtig | Rechnungen an Bund und die meisten Länder |
Für die Norm EN 16931 selbst spielt es keine Rolle, welches der beiden Formate Sie nutzen — beide bilden dieselben Pflichtangaben nach § 14 UStG strukturiert ab. Der Unterschied liegt allein in der Verpackung: einmal als PDF mit eingebettetem XML, einmal als reine XML-Datei. Wichtig für den Alltag: Jedes empfangspflichtige Unternehmen muss ohnehin in der Lage sein, beide Formate anzunehmen und auszulesen, unabhängig davon, welches Format es selbst für den Versand nutzt.
In der Praxis führt das häufig zu Verwechslungen, weil beide Formate denselben Datenkern (EN 16931) teilen und oft in einem Atemzug genannt werden — als wären sie zwei Namen für dasselbe. Technisch sind sie das nicht: Eine ZUGFeRD-Datei lässt sich niemals in eine XRechnung-Datei „umbenennen", da die Dateistruktur grundverschieden ist. Umgekehrt kann gute Rechnungssoftware aus denselben Rechnungsdaten aber durchaus wahlweise die eine oder die andere Ausgabe erzeugen — das ist dann eine Frage der Softwareeinstellung, nicht des Rechnungsinhalts.
Welches Format brauchen Sie wann?
In der Praxis lässt sich die Wahl an drei einfachen Fällen festmachen:
- Rechnung an eine Behörde oder einen öffentlichen Auftraggeber: Hier ist XRechnung vorgeschrieben. Der Empfänger erwartet die Datei in der Regel über eine Einreichungsplattform, nicht per E-Mail-Anhang.
- Rechnung an ein anderes Unternehmen (B2B): Ob XRechnung oder ZUGFeRD zum Einsatz kommt, ist hier grundsätzlich frei wählbar. ZUGFeRD ist in der Praxis oft die praktischere Wahl, weil dieselbe Datei gleichzeitig als lesbare PDF und als maschinenverarbeitbarer Datensatz funktioniert — ohne dass der Empfänger extra einen Viewer öffnen muss.
- Rechnung an Privatkunden (B2C): Hier bleibt weiterhin eine normale, für Menschen lesbare Rechnung ausreichend; ZUGFeRD bietet sich an, wenn Sie ohnehin ein einheitliches Rechnungsformat für alle Kunden nutzen möchten.
Beim Versenden entscheiden also vor allem Empfänger und Kontext. Beim Empfangen gilt dagegen: Da eingehende Rechnungen in beiden Formaten auftauchen können, lohnt sich eine Lösung, die ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch erkennt und ausliest, statt jede Datei einzeln von Hand zu prüfen.
Beispielrechnung: ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
Um den Unterschied greifbar zu machen, hier ein vereinfachtes Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt einem Geschäftskunden eine Rechnung über eine erbrachte Dienstleistung. Beide Formate müssen dabei dieselben Kernangaben enthalten:
- Rechnungsnummer, z. B. 2026-0142
- Rechnungs- und Leistungsdatum
- Leistungsbeschreibung (z. B. „Installationsarbeiten, 6 Stunden")
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
- IBAN und Zahlungsziel
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sieht der Empfänger beim Öffnen eine ganz normale PDF-Seite mit genau diesen Angaben — optisch nicht anders als eine klassische Rechnung. Im Hintergrund liegt derselbe Datensatz zusätzlich als XML vor: Rechnungssoftware auf der Empfängerseite liest ihn automatisch aus der PDF-Datei aus, ohne dass jemand die Zahlen manuell abtippen muss.
Bei einer XRechnung existieren dieselben Angaben ausschließlich als strukturierte XML-Elemente — es gibt keine PDF-Ansicht. Öffnet man die Datei direkt, sieht man nur XML-Code. Erst ein Viewer oder eine Buchhaltungssoftware stellt daraus eine lesbare Rechnung dar. Inhaltlich sind beide Beispielrechnungen identisch, unterscheiden sich aber vollständig in der Verpackung.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung
- Ist ein normales PDF bereits eine E-Rechnung?
- Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ohne eingebetteten XML-Datensatz erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG nicht, da die strukturierten Daten fehlen. Erst mit eingebettetem XML — wie bei ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher — wird aus einer PDF eine echte E-Rechnung.
- Kann ich eine XRechnung auch an ein normales Unternehmen schicken?
- Ja, grundsätzlich ist das möglich, sofern der Empfänger XRechnung-Dateien verarbeiten kann. Verpflichtend ist XRechnung aber nur gegenüber Behörden und öffentlichen Auftraggebern.
- Wie erstelle ich eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnung?
- Über eine Rechnungs-, ERP- oder Buchhaltungssoftware, die das jeweilige Format unterstützt. Sie geben Ihre Rechnungsdaten wie gewohnt ein, die Software erzeugt daraus automatisch die passende Datei.
- Muss ich ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien selbst öffnen und prüfen können?
- Ja — sobald Sie E-Rechnungen empfangen, sollten Sie sie unabhängig vom Format öffnen und auf Vollständigkeit prüfen können. Zum reinen Ansehen genügt ein kostenloses Prüftool für ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien; für die laufende Verarbeitung übernimmt das in der Regel die Buchhaltungssoftware.
- Ist eine XRechnung „sicherer" oder rechtsgültiger als eine ZUGFeRD-Rechnung?
- Nein. Beide Formate sind gleichwertig gültige Umsetzungen derselben europäischen Norm EN 16931 und erfüllen — in den passenden Profilen — dieselben rechtlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Keines der beiden Formate ist „strenger" oder „sicherer" als das andere; sie unterscheiden sich in Aufbau und Einsatzbereich, nicht in der Rechtsgültigkeit.
- Was passiert, wenn meine Software ein Format nicht lesen kann?
- Dann können Sie die enthaltenen Daten nicht automatisch übernehmen und müssen die Rechnung manuell erfassen oder auf ein anderes Prüfwerkzeug ausweichen. Genau deshalb lohnt es sich, beim Empfang auf eine Lösung zu setzen, die beide Formate von Haus aus unterstützt, statt sich auf ein einzelnes Format zu verlassen.
Fazit
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei unterschiedliche Wege, dieselbe europäische Norm EN 16931 umzusetzen — keines der beiden Formate ist grundsätzlich „besser". Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung vorgeschrieben, für den Rechnungsversand im B2B-Alltag ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl. Wer Rechnungen empfängt, kommt an keinem der beiden Formate vorbei, denn beide müssen verarbeitet werden können. Fibalo empfängt eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen automatisch, liest die Daten aus und legt sie GoBD-konform ab — Sie müssen sich um das Format Ihrer Eingangsrechnungen dann nicht mehr einzeln kümmern.
