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E-Rechnung prüfen: ZUGFeRD und XRechnung im Browser
Datei hineinziehen — das Tool liest die Rechnung, zeigt die Pflichtangaben und rechnet die Summen nach. Alles direkt in Ihrem Browser: Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
Datei wird gelesen …
Was bei der ZUGFeRD-Validierung geprüft wird
Vier Ebenen, von der Datei bis zu den Zahlen. Ehrlich gesagt: Eine vollständige Schematron-Prüfung mit allen Geschäftsregeln ist das nicht — dafür zeigt es in zwei Sekunden, ob eine Rechnung echt, lesbar und in sich stimmig ist.
Format und Syntax
Ist es ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder eine XRechnung (reines XML, CII oder UBL)? Ist das XML wohlgeformt?
Profil
Welches Profil ist angegeben — XRechnung, EN 16931, BASIC, EXTENDED? MINIMUM und BASIC WL erfüllen die E-Rechnungspflicht nicht.
Pflichtangaben
Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Währung, Beträge, mindestens eine Position — die Kernfelder der EN 16931.
Rechenwege
Positionssumme, Nettosumme, Steuer, Brutto und fälliger Betrag müssen zueinander passen (BR-CO-Regeln). Das Tool rechnet nach.
„PDF in ZUGFeRD umwandeln" — warum das die falsche Frage ist
Ein gewöhnliches PDF enthält ein Bild der Rechnung, keine Daten. KI-Konverter, die „PDF in ZUGFeRD umwandeln", raten die Beträge, Steuersätze und Stammdaten aus dem Layout — nach eigenen Angaben mit rund 95 % Trefferquote. Das klingt gut, heißt aber: etwa eines von zwanzig Feldern ist falsch. In einem Steuerdokument.
Dazu kommt das Rechtliche: Das gültige Original kann nur der Aussteller erzeugen — ein selbst konvertiertes Duplikat ersetzt es nicht. Ihre eigenen Ausgangsrechnungen erzeugt Ihre Rechnungssoftware direkt als E-Rechnung; für eingehende Rechnungen brauchen Sie keine Umwandlung, sondern ein System, das jedes Format annimmt und daraus geprüfte, strukturierte Daten macht.
Und falls Sie doch einen Konverter benutzt haben: Ziehen Sie das Ergebnis oben in das Tool — dann sehen Sie sofort, ob dabei eine stimmige E-Rechnung herausgekommen ist.
Eingehende Rechnungen mit Fibalo
- E-Rechnung, PDF und Papierfoto landen in einer Liste
- ZUGFeRD und XRechnung werden als Daten gelesen — wie hier im Tool, nur automatisch
- Unsichere Werte bleiben leer und kommen in die Prüfliste
- Original wird GoBD-konform archiviert, Export geht an die Kanzlei
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen · GoBD-Archiv
Aus dem Ratgeber
- Was ZUGFeRD von der XRechnung unterscheidet — die beiden E-Rechnungsformate im Detail — wann welches Pflicht ist.
Häufige Fragen zum Prüf-Tool
Wird meine Rechnung irgendwohin hochgeladen?
Nein. Die Prüfung läuft vollständig in Ihrem Browser — die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Das ist DSGVO-freundlich, weil schlicht keine Datenübertragung stattfindet, und deshalb braucht das Tool auch kein Konto.
Woran erkenne ich, ob eine Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
Am eingebetteten XML: Im PDF-Reader taucht ein Anhang wie „factur-x.xml" auf (oft hinter einem Büroklammer-Symbol). Oder Sie ziehen die Datei einfach hier hinein — das Tool erkennt es sofort.
Was prüft das Tool — und was nicht?
Es liest die Rechnung, zeigt die Kernfelder, erkennt das Profil und rechnet die Summen nach. Es ersetzt keine vollständige Schematron-Validierung mit allen Geschäftsregeln (dafür gibt es den KoSIT-Validator, der Java und eine lokale Installation braucht) und prüft weder Signaturen noch steuerliche Richtigkeit. Für den Alltagscheck „ist das eine echte, in sich stimmige E-Rechnung?" reicht es.
Die Prüfung zeigt Fehler. Was jetzt?
Nicht verbuchen. Kontaktieren Sie den Aussteller und fordern Sie eine korrigierte E-Rechnung an — die Berichtigung muss wieder als E-Rechnung kommen. Fehlerhafte Rechnungen gefährden im Zweifel den Vorsteuerabzug.
Wie wandle ich ein PDF in ZUGFeRD oder XRechnung um?
Für Eingangsrechnungen: gar nicht. Das gültige Original kann nur der Aussteller erzeugen — ein selbst konvertiertes Duplikat ersetzt es nicht. Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen ist Ihre Rechnungssoftware zuständig, nicht ein Konverter, der Werte aus dem PDF-Layout rät.
Das Tool sagt „PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten". Was heißt das?
Ihre Datei ist ein gewöhnliches PDF — zum Anschauen gedacht, ohne maschinenlesbares XML. Seit 2025 gilt so eine Datei im B2B-Geschäft nicht mehr als E-Rechnung. Bitten Sie den Absender um eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei.
Welche Formate werden unterstützt?
ZUGFeRD und Factur-X (PDF mit CII-XML) in allen Profilen sowie XRechnung und andere EN-16931-Rechnungen als reines XML — sowohl in der CII- als auch in der UBL-Syntax, einschließlich Gutschriften.
Und wenn ich solche Rechnungen jeden Tag bekomme?
Dann ist das Prüfen von Hand der falsche Weg. Fibalo empfängt E-Rechnungen über Ihre eigene Firmenadresse, liest sie automatisch, archiviert das Original und übergibt alles monatlich an Ihre Steuerkanzlei.
Prüfen ist gut. Nie wieder prüfen müssen ist besser.
Fibalo liest jede eingehende Rechnung automatisch — und was unklar ist, landet in der Prüfliste statt im Export.
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