Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Sie Rechnungen, Kontoauszüge und andere Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, bevor Sie sie vernichten dürfen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für die meisten Buchungsbelege eine kürzere Frist: acht statt zehn Jahre. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, welche Aufbewahrungsfrist für welche Steuerunterlagen und Belege gilt, wann sie zu laufen beginnt und was passiert, wenn Sie sich nicht daran halten.
- Was sich ändert: Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen Sie nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahren — möglich macht das die Reform von § 14b UStG und § 147 AO durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV).
- Wer betroffen ist: alle Unternehmen und Selbstständigen mit Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht — auch Kleinunternehmer und Freiberufler mit einfacher Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
- Was bei 10 Jahren bleibt: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen.
- Was 6 Jahre gilt: Geschäftsbriefe, Lohnunterlagen und sonstige steuerlich relevante Unterlagen.
- Fristbeginn: immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — nicht am Ausstellungsdatum selbst.
- Digital reicht: GoBD-konform gescannte Papierbelege dürfen Sie anschließend vernichten.
Was sich 2026 bei den Aufbewahrungsfristen ändert
Bis Ende 2024 galt für Buchungsbelege und andere Steuerunterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren — genauso lang wie für Handelsbücher und Jahresabschlüsse. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat diese Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Geändert wurden dafür § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) für Rechnungen und § 147 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege im Allgemeinen; parallel dazu wurde auch § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) angepasst, sodass Handels- und Steuerrecht weiterhin dieselben Fristen vorgeben.
Die neue Frist gilt für alle Belege, deren bisherige Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für die meisten kleinen Unternehmen bedeutet das: 2026 arbeiten Sie bereits vollständig nach der neuen Achtjahresregel. Prüfen Sie trotzdem einmal Ihr Archiv — ältere Ratgeber und teils auch eigene interne Checklisten kursieren noch mit der alten Zehnjahresangabe für Rechnungen. Das ist seit 2025 nicht mehr korrekt und kann dazu führen, dass Sie Ordner unnötig lange aufheben oder, schlimmer, versehentlich zu früh entsorgen, weil Sie die Fristen der verschiedenen Belegarten durcheinanderbringen.
Eine Ausnahme gibt es für Kreditinstitute, Versicherungen und Finanzdienstleister: Für sie greift die verkürzte Frist erst ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2026. Für Handwerksbetriebe, Gastronomie, Einzelhandel und die meisten Dienstleister und Freiberufler ist diese Ausnahme ohne Bedeutung — bei Ihnen gilt die Achtjahresfrist bereits.
Der Gesetzgeber begründet die kürzeren Aufbewahrungsfristen für Unternehmen mit dem Ziel, kleine und mittlere Betriebe von Lager- und Verwaltungsaufwand zu entlasten — zwei Jahre weniger bedeuten konkret weniger Aktenordner, weniger Speicherbedarf im digitalen Archiv und ein überschaubareres jährliches Aussortieren. An der Pflicht, überhaupt Belege zu führen und vollständig aufzubewahren, ändert sich dadurch nichts: Nur die Dauer wird kürzer, nicht die Sorgfalt, mit der Sie Ihre Unterlagen ablegen müssen.
Aufbewahrungsfristen nach Dokumenttyp
Nicht jede Unterlage fällt unter dieselbe Frist. Die folgende Tabelle zeigt, wie lange Sie die wichtigsten Dokumenttypen aufbewahren müssen und auf welcher Rechtsgrundlage die jeweilige Frist beruht.
| Dokumenttyp | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 8 Jahre | § 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO (Buchungsbeleg) |
| Quittungen, Kassenbons, Zahlungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferscheine als Buchungsnachweis* | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferscheine als reine Korrespondenz* | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2/3 AO |
| Handelsbücher, Inventare | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1/2 HGB |
| Lohnkonten, Lohnunterlagen | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 S. 9 EStG, § 147 Abs. 3 AO |
| Verträge (soweit steuerlich relevant) | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Geschäftsbriefe, Angebote, Bestellungen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2/3 AO |
| E-Mails mit Buchungsbezug | 6 oder 8 Jahre | § 147 AO — wie das zugehörige Dokument |
*Ein Lieferschein zählt als Buchungsbeleg, wenn er selbst als Nachweis für eine Buchung dient — etwa weil keine gesonderte Rechnung vorliegt. Wird er später durch eine Rechnung ersetzt, reicht die kürzere Frist für Geschäftskorrespondenz.
Wann beginnt die Frist? So rechnen Sie richtig
Ein häufiger Irrtum: Die Frist beginnt nicht am Ausstellungsdatum eines Belegs, sondern erst zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, empfangen oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Ein Beispiel: Sie erhalten am 15. März 2026 eine Eingangsrechnung. Die Achtjahresfrist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2034 — Sie dürfen die Rechnung also erst ab dem 1. Januar 2035 vernichten.
Bei Jahresabschlüssen und Handelsbüchern zählt entsprechend das Jahr der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung. Bei einem Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2025, der im Mai 2026 fertiggestellt wird, beginnt die Zehnjahresfrist also am 31. Dezember 2026.
Eine wichtige Ausnahme: Läuft zum Fristende eine Betriebsprüfung, ist ein Steuerbescheid nur vorläufig ergangen oder ist ein Verfahren anhängig, endet die Aufbewahrungspflicht nicht automatisch — die Frist läuft dann so lange weiter, bis die Steuerfestsetzung endgültig feststeht (sogenannte Ablaufhemmung, § 147 Abs. 3 Satz 3 AO in Verbindung mit § 169 AO). In der Praxis kann das dazu führen, dass Sie einzelne Belege deutlich länger als acht oder zehn Jahre aufbewahren müssen. Vernichten Sie Unterlagen deshalb nie automatisch nach Fristablauf, ohne vorher zu prüfen, ob für das betreffende Jahr noch ein offenes Verfahren läuft.
Digital statt Papier: Was die GoBD erlauben
Sie müssen Belege nicht im Original als Papier aufbewahren. Nach den GoBD — den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums — dürfen Sie Papierbelege einscannen und anschließend vernichten. Voraussetzung ist das sogenannte ersetzende Scannen: Der Scan muss vollständig, lesbar und bildlich mit dem Original übereinstimmen, unveränderbar gespeichert werden, und der Ablauf muss dokumentiert sein. Digital empfangene Belege wie PDF-Rechnungen oder E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format bewahren Sie ohnehin im Originalformat auf — ein Ausdruck ersetzt das digitale Original nicht. Eine GoBD-konforme Archivierung übernimmt Erfassung, Ablage und Nachweisführung automatisch, statt dass Sie jeden Schritt selbst dokumentieren müssen.
Für die Praxis heißt das: Ein durchsuchbares, GoBD-konformes digitales Archiv reicht als alleiniger Aufbewahrungsort — vorausgesetzt, Zugriff, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit sind über die gesamte Frist gewährleistet, auch wenn Sie zwischenzeitlich die Software wechseln. Halten Sie zusätzlich in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest, wie Belege bei Ihnen erfasst, geprüft und archiviert werden — im Zweifel verlangt das Finanzamt bei einer Prüfung genau diesen Nachweis, nicht nur die Belege selbst.
Was bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht droht
Fehlen Belege, wenn das Finanzamt sie im Rahmen einer Betriebsprüfung anfordert, hat das unmittelbare finanzielle Folgen. Kann die Buchführung nicht vollständig vorgelegt werden, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) — meist zu Ihren Ungunsten. Bei fehlenden Eingangsrechnungen kann zudem der Vorsteuerabzug entfallen, weil der Nachweis für die gezahlte Umsatzsteuer fehlt. Bei gravierenden oder wiederholten Mängeln in der Kassenführung drohen zusätzlich Bußgelder. Wird eine Vernichtung von Belegen vorsätzlich vorgenommen, um Sachverhalte zu verschleiern, kann das im Extremfall auch strafrechtlich relevant werden, etwa als Steuerhinterziehung.
Praktisch bedeutet das: Führen Sie ein einfaches System, in dem jeder Beleg ab dem Eingang mit Datum und Zuordnung erfasst wird, statt Aufbewahrungsfristen erst am Jahresende zu prüfen. So vermeiden Sie sowohl das versehentliche Vernichten noch benötigter Unterlagen als auch überfüllte Archive mit längst abgelaufenen Fristen.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Gilt die 8-Jahres-Frist auch rückwirkend für alte Rechnungen?
Ja. Sie gilt für alle Belege, deren bisherige Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Bereits abgelaufene Fristen leben dadurch nicht wieder auf.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufheben?
Acht Jahre, genauso wie Rechnungen und andere Buchungsbelege, da Kontoauszüge als Zahlungsnachweis gelten.
Gilt die verkürzte Frist auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO gelten unabhängig von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG — auch ohne Umsatzsteuerausweis müssen Sie Ihre Belege acht Jahre aufbewahren.
Reicht eine digitale Kopie, oder brauche ich das Papieroriginal?
Eine GoBD-konforme digitale Kopie reicht aus. Nach dem ersetzenden Scannen dürfen Sie das Papieroriginal vernichten, sofern der Scan vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert ist.
Was mache ich, wenn ein Beleg verloren gegangen ist?
Fordern Sie möglichst schnell eine Kopie oder einen Ersatzbeleg beim Aussteller an. Ohne Nachweis riskieren Sie bei Rechnungen den Vorsteuerabzug. Eine Checkliste für die vollständige Belegübergabe an Ihre Kanzlei finden Sie in unserem Beitrag Belege an den Steuerberater übergeben.
Muss ich Verträge auch acht Jahre aufbewahren?
Nur wenn ein Vertrag unmittelbar für eine Buchung relevant ist, gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht — dann meist sechs Jahre als sonstige Unterlage. Unabhängig davon kann es aus zivilrechtlichen Gründen sinnvoll sein, Verträge länger aufzubewahren, etwa bis Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen abgelaufen sind.
Kassenbons verblassen oft nach wenigen Monaten — reicht das Original dann noch?
Nein, verlassen Sie sich bei Thermobelegen nicht auf das Papier. Scannen oder fotografieren Sie Kassenbons zeitnah nach Erhalt, damit ein lesbares digitales Exemplar über die gesamte Achtjahresfrist erhalten bleibt — das verblasste Original allein reicht als Nachweis am Ende der Frist meist nicht mehr aus.
Die neuen Aufbewahrungsfristen sind kürzer geworden, das eigentliche Problem bleibt aber dasselbe: Belege müssen vollständig, richtig zugeordnet und über Jahre hinweg auffindbar sein. Fibalo sammelt Rechnungen und Belege den ganzen Monat über aus E-Mail, App-Foto und angebundenen Systemen, legt sie GoBD-konform ab und übergibt sie einmal im Monat strukturiert an Ihre Steuerkanzlei als DATEV-Export. So bewahren Sie Ihre Unterlagen automatisch so lange auf, wie es das Gesetz verlangt — ohne Ordner, die Sie von Hand nach Fristen sortieren müssen. Mehr dazu: vorbereitende Buchhaltung mit Fibalo.
